Quando tratamos de documentos, os escritórios contábeis fazem parte das empresas que mais produzem papel diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.
Todos eles contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação. Para isso, a guarda de documentos contábeis precisa ser estabelecida, tendo como um dos seus benefícios o aumento da produtividade.
Caso a guarda de documentos contábeis seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. No pior cenário, uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.
O armazenamento de documentos contábeis é um tema que gera muitas dúvidas. Uma das mais comuns é: por quanto tempo é necessário guardar os documentos contábeis? Como sabemos, todos eles têm um tempo determinado para guarda, porém o prazo exato nem sempre é de conhecimento de todos.
Por isso que, para responder essa questão, a Acervo preparou esse texto. Vamos explicar a partir de uma lista o prazo para armazenamento dos principais documentos contábeis. Confira abaixo!
Principais prazos para guarda de documentos contábeis
Documentos Municipais
| Nota Fiscal de Serviço | 5 anos |
| Fatura de Serviço | 5 anos |
| Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs) | 5 anos |
| Documentos em Geral | 5 anos |
| Pagamento de ISS | 5 anos |
Documentos Estaduais
| ICMS | 5 anos |
| Despacho de Transporte | 5 anos |
| Cupom Fiscal Emitido por ECF | 5 anos |
| Manifesto de Carga | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviços de Transporte | 5 anos |
| Nota Fiscal de Venda ao Consumidor | 5 anos |
| Livro de Registro de Inventário | 5 anos |
| Livro de Registros de Apuração de IPI | 5 anos |
| Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A | 5 anos |
| Livro de Registro de Entradas e Saídas | 5 anos |
Documentos Federais
| Termo de Rescisão de CT | 2 anos |
| Pedido de Demissão | 2 anos |
| Aviso Prévio | 2 anos |
| Livro de Atas (CIPA) | 5 anos |
| Livros de Escrituração Fiscal/Comercial | 5 anos |
| Controles de Ponto | 5 anos |
| DIRPF | 5 anos |
| PIS/COFINS | 5 anos |
| Folha de Pagamento | 10 anos |
| Recibos de pagamento de 13º | 10 anos |
| Guia de Previdência Social | 10 anos |
| Guia de Recolhimento do FGTS | 30 anos |
| Contrato de Trabalho | Indeterminado |
| Livro ou ficha de colaborador | Indeterminado |
Vale ressaltar que os documentos contábeis são inúmeros e que aqui escolhemos apenas alguns para mostrar o tempo de guarda. No entanto, para garantir que os documentos estejam arquivados de forma segura é importante contar com o auxílio de uma empresa especializada no assunto, assim como a Acervo.
Terceirizar esse tipo de serviço é a garantia na segurança do armazenamento, funcionários qualificados para cuidar de cada detalhe das informações e espaço adequado para preservação.
Há 26 anos a Acervo oferece o serviço de gerenciamento de informação com o objetivo de otimizar as tomadas de decisões e agilizar as tarefas diárias dentro das empresas e órgãos públicos.
Seu escritório ou empresa precisa dos serviços de guarda de documentos contábeis? Que tal contar com ajuda da Acervo? Siga nosso Facebook e saiba mais informações sobre as soluções!
Saiba neste artigo quais são os principais documentos que sua empresa precisa guardar e por quanto tempo para não cometer nenhuma infração à legislação.
Estamos cada vez mais incorporados a um mundo digital, guardando documentos, imagens e e-mails em uma vida literalmente em nuvem. Podemos até dizer que para muitas pessoas e empresas o pen-drive já se tornou obsoleto.
Mas mesmo com toda essa evolução ainda é necessário guardar documentos fisicamente!
A guarda de documentos sempre gera muitas dúvidas pois a quantidade e diversidade dos mesmos é muito grande. Muitas pessoas tem o hábito de fazer uma limpeza em seus arquivos pessoais e empresariais a cada ano. Esta é uma ação benéfica sob o ponto de vista de organização, mas é bom ficar atento aos documentos que a legislação exige que sejam guardados para evitar transtornos.
Infelizmente não podemos nos desfazer de todos os papéis. O tão sonhado mundo prático, mesa limpa e armários de arquivos vazios ainda não é realidade. Quem sabe num futuro poderemos aplicar essa era digital por completo aos documentos e extinguir o papel e contribuir com o meio ambiente, porém é um sonho para o amanhã, pois para hoje o papel ainda é importante.
FIQUE ATENTO: Abaixo segue o que você precisa guardar e por quanto tempo deve manter este documento sobre os seus cuidados.
5 (CINCO) ANOS – Por este período deve-se guardar os TRIBUTOS que são eles: IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros. Para o IRRF é preciso manter guardado também todos os documentos comprobatórios da declaração. Os serviços prestados de forma continua como: água, energia elétrica, telefone, gás, cartão de crédito, mensalidades escolares, recibo de pagamentos a profissionais liberais (como advogados, médicos, dentistas, pedreiros e outros). Comprovantes de pagamento de salários de funcionários (para pessoa física isso inclui domésticas, babás e outro profissional que tiver vínculo com a sua residência) como também o recibo e comprovante de férias, quitação do 13° e também a folha do ponto. Os pagamentos e contratos vinculados a plano de saúde também estão enquadrados neste prazo.
Uma boa opção para diminuir a quantidade de papel é solicitar as empresas prestadoras de serviços sejam elas públicas ou privadas, que emitam uma declaração de quitação anual. Este documento está previsto por meio da Lei nº 12.007 (de 29 de julho de 2009). E a empresa não pode negar-se a entregar este documento se comprovado que não existem pendências financeiras.
Exemplo: ao invés de guardar doze faturas de energia elétrica referente ao ano (janeiro a dezembro) passa a ter um único documento emitido pela empresa prestadora do serviço o comprovante de que não existem débitos com a mesma.
3 (TRÊS) ANOS – Precisamos armazenar os recibos de quitação de aluguéis e parcelas de financiamentos, mas este prazo só começa a contar após do término do contrato firmado entre as partes. Recibos de diárias de hotéis
10 (DEZ) ANOS – Folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.
20 (VINTE) ANOS – Instruímos manter arquivado por este período os documentos comprobatórios para sua aposentadoria junto ao INSS.
30 (TRINTA) ANOS – Para empresas deve-se arquivar por este período o FGTS, GFIP e GRFC.
Notas fiscais e Garantias – Notas fiscais de compra de serviços ou produtos de bens duráveis, recibos e contratos de garantia, recomenda-se guardar durante a vida útil do produto adquirido já que mesmo após o prazo de garantia o produto ainda pode apresentar alguma falha e/ou problema.
Condomínios – Não existe nenhum prazo especificado no Código Civil para o prazo da guarda do pagamento de condomínios, mas para maior segurança do proprietário do imóvel, advogados recomendam guarda-los por um período de até dez anos.
Produtos perecíveis – O ideal é guardar por um mês as notas de compras realizadas em supermercados, lojas de conveniência ou outro estabelecimento que você realize compra de alimentos perecíveis, pois caso um item apresente problema poderá ser trocado mediante a apresentação do cupom fiscal. Se por algum acaso for consumido produto estragado e vier a ter prejuízo a saúde ou financeiramente o consumidor passa a ter que guardar este documento por um prazo de cinco anos que é o mesmo prazo que ele terá para entrar na justiça pedindo indenização ao estabelecimento.
Seguro – Estamos falando de qualquer modalidade, seja ela residencial, veicular de vida, dentre outros. A proposta, apólice e também as declarações de pagamento devem ser guardadas por até um ano após o término de vigência.
Extratos bancários e comprovantes de pagamentos – É recomendável manter no seu arquivo o extrato bancário por até um ano, a demonstração da movimentação bancária pode servir como um comprovante caso venha a ser questionado sobre algum débito em aberto. Caso a pessoa não o possua pode solicitar a sua instituição financeira. Já os comprovantes gerados por caixas eletrônicos em que o papel tem vida útil limitada pois as informações se apaga com o tempo, sugerimos tirar uma xerox ou uma foto do documento para anexar junto, porém, o ideal é sempre solicitar ao banco um documento comprobatório que dure o tempo suficiente para comprovar a quitação.
Perdeu um comprovante ou precisa de uma segunda via de nota fiscais? Assim como a empresa precisa manter este documento em seus arquivos pelo prazo de até cinco anos, o cliente também pode requerer uma segunda via ou um documento formalizando que comprove o pagamento e até mesmo a compra ou a prestação do serviço.
Prazo indeterminado – Por segurança o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro de um funcionário devem ser arquivados para sempre.
O fato de não possuir o documento que comprove a quitação de uma dívida fará com que você tenha que arcar novamente com uma conta já paga.
Para documentos fiscais se você não conseguir comprovar para o fisco a quitação além que arcar com ela novamente poderá ter o acréscimo de uma multa de até 20% sobre o valor referente aos juros da taxa da Selic.
Pequenos cuidados fazem toda a diferença e te auxiliam em eventuais desconfortos com cobranças indevidas, garantindo que não tenha o seu nome, CPF ou até mesmo CNPJ negativados junto a algum estabelecimento do comércio, bancos e órgãos públicos.