Um dos fatores críticos para o sucesso de como fazer um projeto é ter um plano bem desenvolvido. Por isso, este artigo fornece uma abordagem de 7 etapas para a criação do plano de projeto.
Neste artigo, não vamos apenas mostrar como o plano fornece um roteiro para os gestores de projeto seguirem, mas também explorar por que esta pode ser a principal ferramenta de comunicação e controle em todo o projeto. Confira!
O que caracteriza um projeto?
Um projeto é definido como uma sequência de tarefas que devem ser concluídas para atingir um determinado resultado. De acordo com o Project Management Institute (PMI), o termo Projeto se refere a “qualquer empreendimento temporário com início e fim definidos”. Dependendo de sua complexidade, pode ser gerenciado por uma única pessoa ou centenas.
Conheça alguns tipos e exemplos de projetos
Abaixo estão alguns exemplos de projetos, afinal, eles podem ser bem diversos nas formas como são implementados.
Projetos tradicionais
São executados sequencialmente em fases. Essas fases são normalmente iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. A maioria dos projetos de infraestrutura de alto custo usa o gerenciamento de projeto tradicional.
Projetos ágeis
São usados principalmente no desenvolvimento de software. Eles são focados nas pessoas e adaptáveis. Eles também costumam ter tempos de resposta curtos.
Projeto empresarial
Ele tem como meta principal a criação de oportunidade no crescimento organizacional, otimizar resultados e mesmo oferecer uma nova forma ao seu negócio. Nesses casos, normalmente a empresa que aplica nos meios é a mesma que promove o projeto.
Quando uma instituição foca no investimento em marketing digital, por exemplo, é aconselhável que o exerça por meio de um projeto. Dessa forma, é possível realizar um diagnóstico da situação, controlar os resultados e as ações.
Projetos remotos
Esses projetos geralmente são usados por equipes distribuídas que raramente se encontram pessoalmente. Lidar com colaboradores autônomos ou em formato home office são exemplos de projetos remotos.
Projetos de agências
Os projetos de agências são terceirizados para uma agência que provavelmente terá projetos com vários clientes. Projetos de marketing e design são comumente terceirizados para agências.
É muito bom conhecer essa diversidade de como fazer um projeto para que você consiga conhecer qual se encaixa melhor no seu perfil.
Projeto de sistemas (softwares)
Um projeto de sistemas reflete na função de como os pedidos dos clientes que buscam por uma solução técnica serão atendidos. Sua meta é detalhar e estabelecer um modelo de software que seja capaz e viável de solucionar as dificuldades do consumidor.
Quando um empreendimento cresce e necessita de um programa mais sofisticado para gerir melhor os setores da empresa, é indicado que se procure uma organização de desenvolvimento para elaborar o projeto de sistema e potencializar a solução desejada.
Como fazer um projeto básico de forma organizada?
Parte do que torna um projeto bem sucedido é ser capaz de visualizar facilmente quem está fazendo o quê e quando.
Dependendo do tipo de projeto que você está gerenciando, sua equipe pode se beneficiar de um modo de exibição de lista de tarefas por meio de um ótimo software para gerenciamento.
Além disso, diferentes membros da equipe e partes interessadas podem querer ver as informações de maneiras diferentes, dependendo do motivo pelo qual estão visualizando seu projeto.
Agora, você pode visualizar projetos de quatro maneiras:
Exibição de lista
Uma visualização em estilo de planilha que fornece uma visão rápida e fácil de quem está fazendo o quê e quando. Use a visualização de lista para planejamento de projetos , rastreamento de pipeline de vendas e agendas de reuniões.
Visualização do quadro
Um quadro Kanban em que as colunas podem representar o estágio em que o trabalho está ou o destinatário. Use Board View para solicitações de trabalho, rastreamento de bugs e sprints no estilo scrum.
Visualização da linha do tempo
Uma visualização no estilo de Gantt, onde você pode ver como as peças de seu plano se encaixam. Use a visualização da linha do tempo para lançamentos de produtos , planejamento de eventos virtuais ou campanhas de marketing.
Visualização do calendário
Um calendário onde você pode ver as tarefas e rastrear facilmente a cadência, cobertura e detalhes das tarefas. Use a visualização de calendário para calendários de mídia social e calendários editoriais.
Depois de criar os blocos de construção básicos do projeto, as seções se tornam mais fáceis de serem divididas, organizadas e
agrupadas em tarefas semelhantes. Dependendo do projeto, você pode ter seções para progresso, destinatário ou para dividir o trabalho em grupos de categorias.
Alinhamento do escopo e centralização de informações
Uma boa tarefa deve ter um responsável e uma data de vencimento, de modo que sua equipe sempre tenha clareza sobre quem é o responsável, em que está trabalhando e quando as entregas devem ser feitas.
Mas, para ajudar sua equipe a realizar o melhor trabalho, você também precisa rastrear mais informações. Quer seja a prioridade da tarefa ou dados úteis, como quantas horas o trabalho pode levar, ou detalhes específicos do projeto, como em que categoria uma solicitação se enquadra, mantenha todos na mesma página com campos personalizados.
Não há maneira certa ou errada de criar campos personalizados. Porém, se você está começando com a gestão de projetos, aqui estão alguns para experimentar:
1. Faça uma reunião inicial
A reunião inicial é uma forma eficaz de reunir as partes interessadas para discutir o projeto. É uma forma eficaz de iniciar o processo de planejamento. Pode ser usado para começar a construir confiança entre os membros da equipe e garantir que as ideias de todos sejam levadas em consideração.
As reuniões iniciais também demonstram o compromisso do patrocinador com o projeto. Aqui estão alguns dos tópicos que podem ser incluídos em uma reunião inicial:
- Visão e estratégia de negócios;
- Visão do projeto;
- Papéis e responsabilidades;
- Consolidação de equipe;
- Compromissos da equipe;
- Como a equipe toma decisões;
- Regras básicas.
2. Desenvolva uma declaração de escopo
A Declaração do Escopo é indiscutivelmente o documento mais importante no plano do projeto. É a base para o resto do projeto. Ele descreve o projeto e é usado para obter um acordo comum entre as partes interessadas sobre o mesmo.
Ela descreve claramente qual será o resultado do projeto. É a base para obter a adesão e o acordo do patrocinador e de outras partes interessadas e diminui as chances de falha de comunicação. Este documento provavelmente crescerá e mudará com a vida do projeto. Nela deve ser inclusa:
- Necessidade de negócios e problema de negócios;
- Objetivos do projeto, informando o que ocorrerá dentro do projeto para resolver o problema de negócios;
- Benefícios da conclusão do projeto, bem como a justificativa do projeto;
- Escopo do projeto, declarado como as entregas serão incluídas e excluídas do projeto;
- Marcos principais, a abordagem e outros componentes ditados pelo tamanho e natureza do projeto.
3. Progresso
Quando as tarefas levam mais de um dia para serem concluídas, você pode usar as datas de início e de vencimento para avisar sua equipe. Mas um campo personalizado de progresso de tarefa leva isso um passo adiante, para que sua equipe sempre saiba quando o trabalho está pronto para passar para a próxima fase.
Leia também: 6 dicas para fazer um bom cronograma de projetos
4. Custo
Se o seu projeto tem orçamento, você precisa ter certeza de que está alocando o capital corretamente.
Com um campo personalizado de custo numérico, você pode rastrear facilmente os gastos do projeto e garantir que tudo esteja dentro do orçamento.
5. Tipo de tarefa
Dependendo do projeto, pode ser útil esclarecer em qual categoria sua tarefa se encaixa.
Por exemplo, em um calendário editorial, você pode criar um campo personalizado de “tipo de tarefa” para esclarecer se essa tarefa é um blog, artigo, e-book ou outro.
6. Horas estimadas
Esclarecer o tempo estimado que uma tarefa pode levar pode ajudar os membros de sua equipe a priorizar e organizar seu trabalho. E, com um campo numérico, como horas estimadas, você também pode rastrear a capacidade de sua equipe e evitar o esgotamento. Para isso, o Neotriad pode ajudar também.
7. Comunique-se!
Por fim, o último aspecto importante do plano do projeto é o Plano de Comunicação. Este documento afirma coisas como:
- Quem no projeto quer quais relatórios, com que frequência, em que formato e usando as mídias.
- Como os problemas serão escalados e quando.
- Onde as informações do projeto serão armazenadas e quem pode acessá-las.
Facilite e automatize sua gestão ao entender como fazer um projeto
Em suma, agora já sabemos como fazer um projeto. Isso facilitará a você e sua empresa uma maior organização e credibilidade no mercado. Pois os cliente prezam muito pelo atendimento dentro do valor estipulado e das datas preestabelecidas.
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