Na hora de gerar seu relatório de pesquisa, há erros comuns que podem não fazer com que os dados não sejam aproveitados da melhor maneira ou, pior que isso, podem gerar informações incorretas. Um desses pontos, por exemplo, é deixar-se levar por vieses inconscientes. Isso significa deixar que o seu contexto e a sua opinião pessoal guiem a análise para um lado ou outro, manipulando os dados de forma a adequá-los àquilo que você acredita ou defende. Isso pode ser mais comum do que se imagina e, se não houver um auto policiamento, é possível que aconteça sem que se perceba.
Para evitar esse e outros erros, é preciso conhecer o seu projeto de pesquisa e seu relatório em todos os detalhes. Faça a interpretação com o tempo necessário para permitir um olhar atento aos dados coletados e, principalmente, às perguntas que geraram esses dados. A maneira de colocar as palavras pode mudar o sentido daquilo que se está dizendo. Portanto, todo cuidado é pouco.
É importante ainda transformar o Big Data em Small Data. Isso quer dizer que, quanto mais e melhor você conhecer o objetivo da sua pesquisa, mais vai conseguir afunilar as respostas colhidas para responder a esse objetivo. Quando você não consegue passar esse filtro, pode se perder nos resultados e nas metas do planejamento inicial.
Por fim, não conhecer bem o público de entrevistados pode outra vez trazer paradigmas incorretos. É importante entender o que há por trás de dados como a idade, classe social, localização e profissão, por exemplo, já que o contexto em que essas pessoas estão inseridas pode trazer cenários importantes para a análise final das respostas que forneceram.
Uma dica de ouro para colaborar com sua análise é observar primeiro os resultados gerais e organizá-lo para uma visualização mais clara. Em seguida, você pode cruzar esses dados e elaborar seus gráficos e conclusões. Aqui temos outras dicas cruciais para uma análise bem feita.
Erros antes da análise
Para não errar na análise, é preciso também cuidar das etapas que antecedem a ela. Clique aqui e conheça sete erros comuns ao realizar uma pesquisa com seu público consumidor.
Não entender o objetivo da pesquisa pode prejudicar o relatório final mas, pior do que isso, é não ter um objetivo bem definido, o que impacta na construção da pesquisa em si, com perguntas que não seguem um foco e a obtenção de resultados não levam a empresa a lugar nenhum.
Com um objetivo bem definido, usar a linguagem adequada também é essencial. A pergunta certa e feita de maneira clara vai trazer informações mais assertivas para seu negócio. O mesmo vale para alternativas, quando forem questões fechadas com opções de múltipla escolha.
A definição da amostra é outro ponto fundamental para atingir os objetivos principais. É preciso saber o target da pesquisa e ter um tamanho de amostra suficiente a ponto de garantir a representatividade daqueles resultados entre o público alvo. Para saber tudo que deve ser levado em consideração na hora de escolher uma amostra de pesquisa, clique aqui.
Você sabe como fazer um relatório de gestão? Comandar um negócio é um grande desafio, mas está longe de ser uma missão impossível. Afinal, existem técnicas, recursos e estratégias que ajudam o empreendedor a alcançar o sucesso.
Gerenciar finanças, funcionários, estoque, marketing e estratégias de vendas, são algumas das muitas responsabilidades de um líder. Pode parecer muito trabalho, mas o relatório gerencial pode tornar tudo mais fácil e seguro.
A premissa é simples, porém alguns gestores não sabem como elaborar um bom relatório de gestão. Se você é um desses profissionais, não se preocupe. Preparamos um passo a passo com tudo o que você precisa fazer. Então continue a leitura!
A importância do relatório de gestão
Mesmo com a economia instável, o brasileiro é persistente no empreendedorismo. Em 2018, duas em cada cinco pessoas, entre 18 e 64 anos, estavam envolvidas com alguma atividade empresarial ou tinham o plano de abrir o próprio negócio.
São 52 milhões de brasileiros e brasileiras à frente de um negócio dos mais variados segmentos. No entanto, deixar o medo de lado e apostar nesse sonho é apenas o primeiro passo. É preciso ser estratégico e trabalhar duro para alcançar a máxima performance.
Nesse contexto, o relatório de gestão serve como um instrumento essencial para o funcionamento de qualquer empreendimento. Ele permite ver com mais precisão a situação do negócio e ajuda a tomar decisões mais seguras e assertivas.
Por meio dele, é possível observar os resultados alcançados e repensar as ações que não estão dando certo. Isso porque ele apresenta as particularidades do negócio e sua performance durante o período avaliado.
Os 6 elementos de um bom relatório de gestão
Você já entendeu a importância desse documento, mas para aprender como fazer um relatório de gestão completo e eficaz, é preciso conhecer melhor os elementos que não podem faltar em sua estrutura.
Dessa forma, como o objetivo deste post é fazer com que você esclareça qualquer dúvida sobre o tema e não enfrente problemas com essa tarefa em seu cotidiano, vamos iniciar pelo básico. Então, conheça a seguir os 6 elementos indispensáveis para um bom relatório!
1. Título
O relatório gerencial nada mais é que um documento em forma de relatório que serve para mensurar o desempenho de seu negócio e auxiliar na tomada de decisão. Por esse motivo, é importante que ele tenha um título.
Logo, como existem relatórios para diversos setores e finalidades, o título o ajudará a identificar o assunto de maneira rápida e eficiente.
2. Contextualização
A contextualização é mais um elemento indispensável e que também permite que o destinatário — você ou outro funcionário — compreenda o que será analisado nas páginas seguintes.
Esse texto precisa ser breve e objetivo, servindo como uma introdução para as métricas, estatísticas e resultados que serão apresentados.
3. Objetivos
Todo relatório de gestão é elaborado por algum motivo. Dessa maneira, não esqueça de inserir os objetivos desse documento e foque no que é realmente importante e útil para seu negócio.
O relatório deve ser um instrumento fácil de ser analisado e ter um objetivo muito claro. Assim, antes mesmo de iniciar o processo, escolha com atenção as informações que serão apresentadas para que elas sejam coerentes com seu objetivo.
4. Resumo
O resumo é um texto para leitura rápida e deve conter os dados mais relevantes do relatório. Assim, você evita que ele tenha que ser lido inteiramente todas as vezes em que o gestor precisa tomar alguma decisão.
Uma sinopse bem elaborada otimiza seu tempo e conduz a decisões mais rápidas e seguras. Afinal, as informações são apresentadas de maneira mais objetiva, como em um mapa mental.
5. Resultados
Por fim, seu relatório de gestão não pode deixar de ter uma área para a apresentação dos resultados.
Nesse item, devemos inserir todas as observações feitas que sejam relevantes, assim como estatísticas, tabelas, gráficos e métricas de desempenho observadas.
6. Conclusão
A conclusão é o desfecho de seu relatório e tem que mostrar suas descobertas — que serão baseadas nos dados apresentados ao longo do documento.
Perceba que não se trata de opiniões pessoais. Com o apoio do Big Data, a conclusão é comprovada em informações reais e atualizadas já coletadas. Por isso, ela é tão valiosa para a administração do negócio.
O passo a passo completo de como fazer um relatório de gestão
Muitos gestores consideram a elaboração de relatórios gerenciais um verdadeiro desafio. A verdade é que esse documento sempre fez parte da administração de um negócio, mas vem ganhando um espaço ainda maior nos últimos anos.
Diante disso, preparamos um passo a passo completo para que você tenha em mãos um instrumento útil e capaz de ajudá-lo a ganhar mais dinheiro, corrigir falhas e aproveitar as oportunidades de mercado. Acompanhe!
Passo 1: Planeje antes de começar
Planejar é a melhor maneira de produzir um documento completo e apto a trazer benefícios para seu negócio. Caso contrário, você poderá perder tempo elaborando um relatório incompleto ou com dados irrelevantes.
Antes de qualquer providência, defina os objetivos e identifique como as informações apresentadas ajudarão o negócio a crescer. Para isso, comece respondendo as questões descritas logo a seguir.
- Para quem o relatório será feito?
- Qual é a finalidade do relatório?
- Quais informações serão coletadas?
- Como os dados podem ajudar na tomada de decisões?
Passo 2: Aposte em ferramentas automatizadas
Eficiência na gestão empresarial é uma meta comum a todo empreendedor. Então que tal investir em ferramentas de gestão automatizadas para criar seu relatório gerencial?
Para isso, existem tecnologias que simplificam essa tarefa, otimizam seu tempo e ainda garantem um resultado muito mais satisfatório.
Nossa primeira sugestão é o Google Data Studio, uma ferramenta de visualização de dados capaz de transformar informações em relatórios de gestão bonitos, intuitivos e simples de serem compreendidos.
A segunda sugestão é o Primavera. Uma plataforma que ajuda a gerenciar projetos e monitorar resultados com muito mais facilidade. Entre suas funções estão integração com outros softwares de gestão, análise de dados e geração de relatórios.
Por fim, não deixe de investir em ferramentas de Business Intelligence (BI). Elas são fundamentais para uma tomada de decisão rápida e segura. Os melhores sistemas fazem a coleta, organização, classificação e análise dos dados, facilitando seu trabalho.
Passo 3: Use uma linguagem clara e objetiva
Se você acha que um relatório gerencial precisa ter termos específicos e uma linguagem complexa, é hora de deixar essa prática de lado.
O ideal é que o documento seja fácil de ser lido e interpretado. Por isso, procure ser claro e apostar em uma linguagem leve e trazer apenas o essencial.
Dessa maneira, não seja prolixo e lembre-se de que a rotina atarefada de um gestor demanda leituras e decisões rápidas. Quanto mais fácil for a interpretação do relatório, mais útil e importante para o negócio ele será.
Passo 4: Conte uma história para engajar a leitura
Em geral, o relatório gerencial é composto por muitos dados e informações. Aliás, esse é um dos motivos que fazem com que muitos gestores o considerem um documento difícil de ser elaborado e entendido.
No entanto, é preciso deixar claro que tudo depende de estratégia durante a escrita. Para que o conteúdo seja atraente e que não desanime o leitor, é interessante contextualizar os fatos com uma história.
Dessa forma, você conseguirá unir exposição e descrição da situação analisada de uma maneira leve e que faça sentido. Isso permite que os resultados sejam compreendidos, gerando engajamento durante a leitura.
Passo 5: Defina as métricas e os KPIs que serão utilizados
Você tem o hábito de utilizar métricas de desempenho e KPIs para gerenciar seu negócio? Caso isso ainda não faça parte de suas estratégias, é interessante avaliar essa técnica.
Na verdade, os KPIs (indicadores-chave de desempenho) são as métricas mais importantes para seu negócio. Normalmente, estão ligados as suas principais metas e, por isso, acabam direcionando bem a elaboração dos relatórios de gestão.
Portanto, escolha quais métricas serão utilizadas, fazendo o levantamento de dados e uma triagem das informações. Afinal, nem tudo deve ser incluído no documento.
Passo 6: Estabeleça um ponto de comparação
Quando desejamos avaliar a performance de estratégias, setores, produtos ou funcionários, é essencial estabelecer um ponto de comparação.
Por isso, esse deve ser seu próximo passo. Escolha o período em que os dados serão coletados e analisados e defina metas ou targets para traçar paralelos.
No caso de utilizar tabelas, monte colunas de maneira que seja fácil visualizar o comparativo. Você pode, por exemplo, colocar uma coluna com as metas e outra com os resultados alcançados. Isso facilita a compreensão da conclusão que será apresentada ao final do documento.
Passo 7: Insira elementos visuais no documento
Conforme mencionamos, o relatório de gestão deve ser claro e de fácil interpretação. Uma boa estratégia é apostar em elementos visuais.
Rotinas puxadas e repletas de obrigações exigem ferramentas e ações dinâmicas. Entregar um documento com centenas de páginas não é nada produtivo, mas o uso de gráficos, mapas mentais e até vídeos durante a apresentação pode melhorar a compreensão das informações.
Passo 8: Faça uma revisão final
Depois de tudo pronto, é hora de fazer uma revisão final minuciosa. Nessa fase, você precisa se esforçar para que o texto final não contenha erros ortográficos, dados incompatíveis e informações inverídicas.
Lembre-se de que isso trará credibilidade ao documento e garantirá que ele seja realmente útil. Ou seja, que cumpra seu papel de facilitar a gestão de seu negócio.
O relatório de gestão é mais fácil do que parece
Aprendeu como fazer um relatório de gestão? Após a leitura deste post, você deve ter chegado à conclusão de que essa não é uma tarefa impossível.
Esse documento é essencial para o funcionamento de qualquer negócio, e produzi-lo é ser mais fácil do que parece. Por isso, não perca mais tempo e siga as nossas dicas!
Mas antes disso, que tal aprender um pouco mais? Conheça o método GTD e aprenda a executar tarefas com mais foco e eficiência!
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