O planejamento e controle devem estar presentes em todos os níveis gerenciais da organização de forma integrada, e isso é fato! Isso porque ele busca a minimização das incertezas inerentes ao processo.
Entretanto, é importante preparar os planos em cada nível com o grau de detalhamento apropriado, de acordo, por exemplo, com o horizonte de planejamento.
A difusão de informações nas obras pode encontrar problemas como a resistência de alguns funcionários em trabalhar com o planejamento, a quantidade de informações em formatos não apropriados e ainda a informalidade dada aos planos de nível operacional.
Conforme veremos a seguir, os planos podem ser separados hierarquicamente em nível estratégico (longo prazo), tático (médio prazo) e operacional (curto prazo).
O planejamento e controle, quanto a sua dimensão vertical, podem ser divididos em três níveis hierárquicos, como um mecanismo de combate aos efeitos nocivos da variabilidade e incertezas:
- Nível estratégico: temos a definição do escopo e das metas do empreendimento a se alcançar. Nesse nível, vamos encontrar o plano mestre (mais comumente conhecido como “planejamento a longo prazo”).
- Nível tático: Aqui, vamos criar uma ponte entre o que foi estabelecido no nível estratégico e o que foi exigido em nível operacional. Refere-se à aquisição e organização dos recursos refletidos em um planejamento a médio prazo (lookahead).
- Nível operacional: onde levamos em consideração a execução dos trabalhos, o controle dos processos e a garantia de continuidade e qualidade dos serviços.
Planejamento de longo prazo
O gerenciamento de longo prazo é o nível menos detalhado da gestão, devido ao grande número de incertezas que ainda existem no empreendimento no momento da execução. Tem como características o alto risco, a grande incerteza, longa duração e pouco detalhamento.
O foco principal do planejamento desse nível é o estabelecimento dos objetivos do empreendimento, bem como das estratégias de alto nível para atingi-los. É importante envolver representantes de diversas áreas.
O produto final do planejamento de longo prazo é o plano do empreendimento (“plano mestre”).
O que contém?
Ele contém, basicamente:
- detalhamento do escopo;
- as principais linhas de base (custo, prazo);
- as premissas e restrições consideradas;
- expectativas;
- cronograma de suprimentos;
- marcos gerenciais e físicos;
- plano de ataque;
- fluxo de produção;
- projeto logístico de alto nível;
- projeto executivo.
O gerenciamento de longo prazo atravessa todo o ciclo de vida do empreendimento; sendo revisado somente quando ocorrem alterações significativas nos objetivos do projeto, que justifiquem uma reanálise.
Portanto, o plano mestre é utilizado para a compreensão da obra e tomada de decisões organizacionais. Deve estabelecer datas de marco, indicando o início e fim de grandes etapas; além de indicar o ritmo de execução e estratégias de ataque à obra.
Por fim, o planejamento de longo prazo da produção pode ser realizado por meio de diferentes técnicas de planejamento e programação, como: Linhas de Balanço, redes de precedência e diagramas de Gantt.
Planejamento de médio prazo
O gerenciamento de médio prazo busca o detalhamento da gestão de longo prazo, de forma a identificar e eliminar restrições de produção. Podemos entender como restrições à produção quaisquer atividades físicas/gerenciais ou recursos que impeçam a execução de uma atividade.
O horizonte estimado para esse nível de planejamento é de, aproximadamente, 90 dias. Além disso, deve haver revisões mensais, tendo como foco a área de suprimentos.
A eliminação de restrições deve ter prazo e responsáveis definidos para a sua eliminação.
Esse nível concretiza a característica de recursos puxados, relacionados à programação das tarefas. Além disso, liga as metas definidas no plano de longo prazo à programação de atividades definidas no plano de curto prazo.
Portanto, é fundamental para a melhoria da eficácia do curto prazo.
Outros objetivos:
- Estudar métodos detalhados para execução do trabalho;
- Decompor o escopo em pacotes de trabalho gerenciáveis, também chamados de lotes de produção. Esses lotes permeiam todo o processo de gestão (planejamento, execução, monitoramento e controle);
- Gerar estoque de atividade sem restrição;
- Definir equilíbrio necessário entre carga de trabalho e capacidade produtiva, de forma a atender aos fluxos de trabalho estabelecidos;
- Reduzir a parcela de atividades que não agregam valor ao processo produtivo.
Considerações sobre o médio prazo:
Para que esse plano seja consistente, é importante a identificação das restrições associadas a cada atividade. Ou seja, buscando removê-las e aumentar a confiabilidade do plano de curto prazo. Cada atividade é sofre influência por um grande número de restrições.
Claro, a análise de restrições também deve ocorrer nos demais níveis de gerenciamento. Assim, recursos com longo ciclo de aquisição devem ser eliminados no plano de longo prazo; enquanto recursos com baixos ciclo de aquisição são gerenciados a partir do controle de estoque.
Com isso, há a identificação antecipada dos problemas, protegendo a produção da incerteza. A identificação de necessidade de materiais evita compras emergenciais e a paralização de serviços por falta de material.
Além disso, os principais produtos da fase são os lotes do trabalho que devem ser realizadas no próximo período e a relação das restrições associadas a cada uma.
Planejamento de curto prazo
O planejamento de curto prazo busca a proteção da produção por meio do combate à incerteza e garantia do fluxo. Ou seja, trata-se do conceito de “produção protegida”.
A produção protegida, portanto, pode ser definida como a transformação do que deveria ser feito no que pode ser feito. Ela é realizada pelo pressuposto que nenhuma atividade deve iniciar sem que todos os recursos necessários estejam disponíveis.
O trabalho somente deve ser entregue para execução com elevado grau de certeza quanto à sua exequibilidade
Neste nível, os principais motivos da baixa aderência da produção ao planejamento são os gargalos de logística e a falta de recursos necessários.
O gerenciamento de curto prazo trabalha com ciclos semanais de acompanhamento e programação.
Uma vez iniciada uma atividade, não deve haver alterações na sua programação, pois a realização do setup gera grandes desperdícios.
Palavras Finais
Então, como podemos observar, cada tipo de planejamento tem sua respectiva importância. Ou seja, a depender do detalhamento buscado, obedeceremos a diferentes abordagens.
Portanto, para garantir o sucesso de um empreendimento, é preciso determinar quais processos serão implementados e qual o grau de complexidade. Além disso, devemos encarar nosso projeto de modo a garantir o alcance dos objetivos a longo, médio e curto prazo.
Por fim, despeço-me com a garantia de que tratei mais temas como esse. Então, saiba que pode contar comigo para te ajudar no que tiver dúvidas.
Engenheiro Civil, ex-Griffon (MWSU), SunDevils (ASU), judoca e pseudo-nadador. Pós-graduando em Gerenciamento de Obras e Tecnologia da Construção.