Você necessita tornar-se mais organizado? Sente dificuldade em realizar todas as demandas existentes para o dia?
Conheça cinco ferramentas que pode transformar sua rotina, aumentando a sua produtividade e trazendo mais tranquilidade durante a realização de atividades diárias.
Google Keep
A ferramenta Google Keep é bastante utilizada para armazenar informações rápidas como ideias, recados, listas, números de telefone e endereços. Além disso, a gravação de áudio que automaticamente se transforma em uma nota é um diferencial,uma vez que permite ao usuário guardar ideias mais complexas ou até mesmo alguma observação importante da aula sem ter que utilizar o teclado.
Trello
O trello é uma ferramenta um pouco mais popular, conhecida por sua funcionalidade de organizar projetos em forma de lista. Com o auxílio da ferramenta você pode criar quadros para organizar qualquer coisa na qual esteja trabalhando e fazer uso delas individualmente ou em grupo, sendo possível adicionar checklists de coisas a serem desenvolvidas, por meio dos cartões, colocando tarefas para si mesmo ou para os demais colegas, anexar arquivos do google drive e do Dropbox, carregar fotos e vídeos além de trabalhar offline, pois os quadros sincronizam automaticamente ao reconectar.
Todoist
A ferramenta possui um design limpo e simples e pode ser utilizado para organizar seus projetos e tarefas diárias sem complicação. O Todoist possuí um controle de produtividade ao qual permite ao usuário o conhecimento do número de tarefas concluídas por dia e a média da semana. Vale lembrar que a ferramenta é ideal para gerenciar tarefas de equipes com até 15 pessoas.
Nirvana
O Nirvana é desenvolvido através da metodologia GTD (Getting Things Done), que consiste em um método de organização que parte do princípio que você precisa tirar as informações (ideias, lembretes e tarefas) da mente e registrá-las em algum lugar seguro.O método possui cinco estágios da produtividade, sendo eles: Coletar, Processar, Organizar, Executar e Revisar. Coletar refere-se a tirar tudo da cabeça e colocar na caixa de entrada; processar é dar significados, estimular prazos e analisar prioridades; organizar consiste em estruturar os itens processados; executar é você realizar as tarefas; e por fim revisar, observar se tudo está funcionando de acordo com os seus objetivos.
Asana
O Asana é uma ferramenta para gerenciar projetos pessoais e também em equipe. Apesar de não possuir versão em português ela dispõe de uma interface intuitiva que colabora com a curva de aprendizado da ferramenta. Dentre suas funções temos a divisão por área de trabalho, agendamento de tarefas recorrentes, criação de uma tarefa e dentro delas a possibilidade de ter um armazenamento de arquivos e sincronização rápida entre os dispositivos que possuem o acesso a ferramenta.
Tempo é a moeda mais valiosa da era digital, concorda? Temos muitos afazeres todos os dias e nem sempre é fácil organizar a rotina. Com certeza é por isso que tem crescido a procura por aplicativos de gerenciamento de tempo.
A boa notícia é que a tecnologia pode sim nos dar uma mãozinha nesse caso, seja para organizar o trabalho no home office, a rotina em casa, as tarefas da faculdade ou até para gerenciar o tempo da equipe, caso você seja um líder.
Porém, quando falamos em gerenciar tempo, também temos que falar de produtividade, organização, estabelecimento de prioridades, controle, disciplina e muito mais. Por isso eu separei algumas soluções que, direta ou indiretamente, podem te ajudar a gerenciar melhor todos esses outros itens.
Vamos conhecer?
10 aplicativos de gerenciamento de tempo para ajudar na produtividade!
1-Trello
Para começar nossa lista de aplicativos de gerenciamento de tempo temos uma ferramenta muito útil para organização da rotina. O trello é um sistema para trabalho colaborativo e organização de tarefas baseado em kanban. Isso significa que ele é basicamente um quadro com colunas e cartões que você pode montar da forma que preferir. Quando as tarefas são concluídas você pode arrastar o cartão de uma coluna para outra até que todo o processo tenha sido finalizado.
Na versão gratuita já existem diversas opções para explorar: é possível incluir links, anexar imagens, linkar com o Google Docs, criar checklists dentro dos cartões para acompanhar a evolução da tarefa e comentar e marcar os colegas.
Enfim é uma ótima ferramenta para organizar a rotina e os processos da equipe e atende muitos tipos de projetos, mas para controlar tarefas em times é importante comprometimento, para manter a transparência do que está acontecendo.
Leia mais: O que é Kanban, como funciona e quais as limitações deste modelo de gestão?
2-Pomodoro
O Pomodoro na verdade é uma técnica. Você pode encontrar diversos timers disponíveis tanto para IOS quanto para Android e também pode encontrar opções para computador. Eu particularmente uso um timer gratuito e online, para não ocupar espaço no smartphone, já usei Tomato timer e o Pomofocus, recomendo os dois.
Essa técnica ajuda a combater a procrastinação e aumentar a produtividade. Dessa forma é possível ter um melhor aproveitamento do tempo, eliminando distrações e interrupções. O método consiste em alternar ciclos de foco seguidos de pequenas pausas.
Esses ciclos são os pomodoros, que geralmente duram 25 minutos. Já as pausas são de 5 minutos, sendo que, depois de 4 ciclos, permitem uma pausa de 15 minutos. Os aplicativos podem ajudar a fazer esse controle de tempo, criar listas de subtarefas e medir a sua produtividade para que você tenha uma visão do seu desempenho ao final de um dia ou de uma tarefa completamente concluída.
3-Rescue Time
O Rescue Time é um aplicativo que te ajuda a observar o seu comportamento em um dispositivo, seja celular ou computador. Os relatórios do RescueTime mostram onde você está gastando mais tempo, quais sites estão atrapalhando a sua produtividade, e quanto tempo está ficando nas redes sociais, por exemplo.
Através dele também é possível bloquear alguns sites que podem estar atrapalhando seu foco e, com isso, conseguir ser muito mais focado e rápido nas tarefas. Para usar é só baixar o programa no computador ou o aplicativo no celular. Também pode ser usado como Plugin.
Os contras são que, apesar de existir uma versão gratuita para teste, o app é pago e as avaliações não são tão boas. Mesmo assim achei essa solução muito interessante e, como não encontrei nenhuma outra parecida, achei bacana comentar. Se você conhecer ou encontrar outra opção deixe nos comentários que eu também quero conhecer.
4- Calendar
Se você quer organizar sua rotina, nada melhor que uma boa agenda, não é mesmo? O Google Calendar é uma ferramenta gratuita, super simples de usar e muito poderosa.
Para mim o melhor do Calendar é que dá pra colocar todas os compromissos da sua equipe dentro dessa agenda eletrônica. Aqui no holmes, por exemplo, nós fazemos isso. Dá para acrescentar os links das salas de reunião online, adicionarobservações, avisos e muito mais.
Com o nível de acesso correto, todos podem acessar a todas as agendas e convidar pessoas da organização para reuniões que são acrescentadas automaticamente à agenda. É ótimo para organizar equipe comerciais, por exemplo, mas serve para todo mundo da empresa.
5-MylifeOrganized
Entre os aplicativos de gerenciamento de tempo mais úteis, não poderia faltar o bom e velho To do List, mas com muito mais estilo e funcionalidades. O MylifeOrganized permite que você crie listas de tarefas e checklists com muita facilidade. O design da ferramenta é muito bom e permite que você organize suas prioridades arrastando e soltando.Você também pode dividir uma tarefa em subtarefas e acrescentar as dependências para que uma ou outra seja realizada. Receba lembretes ao chegar em determinados locais. Por exemplo, foi ao mercado? O aplicativo pode te enviar a lista de compras. Chegou no escritório? ele pode te enviar uma lista com as atividades do dia. É uma forma de lembrar o que precisa ser feito. Tem muitas funcionalidades interessantes nesse app, com certeza vale a pena conhecer.
6-Last Pass
Você usa diversas senhas no trabalho ou na vida pessoal? Hoje em dia são tantos logins e senhas que a gente usa todos os dias, não é mesmo? Nem sempre dá pra deixar salvo no dispositivo e, querendo ou não, além de chato, ficar procurando senhas pode representar uma perda de tempo.
Então para facilitar a vida e agilizar o trabalho ou a rotina pessoal, que tal centralizar todas as senhas nesse aplicativo super prático? O LastPass é um app simples e seguro, onde você armazena todas as suas senhas e acessa de qualquer lugar do mundo.
7-Asana
O Asana é bastante semelhante ao Trello. Trata-se de uma ferramenta também baseada em Kanban que promete alguns relatórios a mais, mas, na essência, é a mesma pegada.
Tenho algumas ressalvas sobre ferramentas baseadas em Kanban, porque, em alguns casos, elas podem ser bastante limitadas, clique aqui para entender melhor.
Mas de qualquer modo são sistemas interessantes para times que estão desenvolvendo um trabalho colaborativo com prazos bem definidos e que precisam organizar as tarefas, se comunicar sobre determinadas ações e ter acesso a cronogramas, calendários, progresso e etc.
8-Toggl
O Toggl também é bem interessante. Ele te ajuda a monitorar quanto tempo é gasto nas tarefas cotidianas, seja em projetos que você trabalha ou nas tarefas do dia a dia. A ideia é simples: você cria sua lista de tarefas diárias, ao começar uma tarefa clica para ativar o cronômetro e, ao terminar ou pausar, é só clicar para desativar e pronto. A ferramenta vai te mostrar quanto tempo você emprega em cada atividade.
O aplicativo pode ser usado no computador ou no celular. Dá para integrar ao trello ou asana, caso suas tarefas já estejam lá. Também dá para cadastrar projetos e clientes e juntar os dados ao final de cada dia para um controle bem bacana de como você e sua equipe estão gastando seu tempo.
9- Harvest
E aproveitando essa onda de monitorar o tempo, não poderia deixar de fora esse app que achei super interessante: o Harvest. A ideia do app é parecida com Toggl, mas com o Harvest também dá para criar faturas pelo tempo trabalhado.
Ele é ideal para freelancers e pequenas empresas e também pode ser integrado ao trello ou ao asana. O usuário começa a tarefa e clica no temporizador e, se for o caso, a empresa pode faturar o tempo. Essa é uma forma interessante de ver o tempo como dinheiro, literalmente.
Para quem aderiu ao home office, o Harvest pode ser ótimo para monitorar o tempo trabalhado da equipe. Além disso, ele também oferece relatórios fáceis de analisar que podem ser muito úteis para o gerenciamento do time.
10- Google Tasks
Agora vamos lá, já estamos chegando ao final da nossa lista de aplicativos para gerenciamento de tempo, mas não poderia deixar de falar dessa solução que é perfeita para quem quer algo simples, só para controlar suas próprias tarefas e estimular o foco no que precisa ser feito.
O Google Tasks é uma ferramenta gratuita e super simples de usar, basta ter uma conta do Gmail. Se você já tem uma, abre aí agora mesmo a sua caixa de entrada: na lateral direita da tela você verá um ícone azul com um símbolo de check, ao colocar o mouse em cima vai aparecer o nome “tarefas”, daí é só criar sua lista e pronto! Seu checklist de tarefas estará alí e você dificilmente vai se esquecer delas.
Também dá para criar uma lista de subtarefas, adicionar lembretes e até sincronizar com a agenda. Se você é gestor, pode incentivar sua equipe a utilizar essa ferramenta para acompanhar o que está sendo feito. Mais fácil e prático que isso, impossível.
Agora preste atenção no que eu vou te falar a seguir:
Agora, quer ajudar a sua equipe a aumentar sua produtividade de verdade?
Se você gerencia um time e quer melhorar a produtividade da empresa, você precisa de outro tipo de solução.
Quanto tempo você perde todos os dias com desorganização, retrabalhos, falhas humanas e má comunicação entre os times?
Quer parar de perder esse tempo todo? Então você precisa de mais do que um aplicativo de gerenciamento de tempo, você precisa gerenciar de verdade os seus processos dando a eles condições de evoluir e gerar mais resultados.
Organize, padronize e automatize seus processos através do holmes e tire finalmente a transformação digital do papel. O Holmes permite que os processos sigam uma sequência dentro de um fluxo com etapas automatizadas, avisos programados, campos para comunicação entre os participantes e a possibilidade de automatizar regras de negócios dentro dos processos, para que sua equipe não tenha que lembrar de todas as regras de cabeça.
Assim o trabalho fica mais rápido, as falhas diminuem e o administrador ainda acompanha o desempenho do time através de painéis simples e objetivos para identificar gargalos e saber quanto tempo uma tarefa demora para ser concluída.
Quer saber tudo sobre o Holmes? Clique nesse link que eu vou deixar aqui embaixo e leia um artigo que eu escrevi sobre a ferramenta.
Conheça o holmes – a ferramenta de gestão de processos mais completa e versátil do mercado
Gostou dos aplicativos de gerenciamento de tempo que apresentamos neste texto? Espero que aproveite bem as soluções que apresentamos aqui. Conhece mais alguma solução que eu deixei de fora? Deixe aqui nos comentários.