PDCA (Plan – Do – Check – Act) é um método (para alguns é uma filosofia ou mindset) que se baseia em quatro passos, buscando principalmente melhoria contínua e qualidade de processos e produtos.
É uma ferramenta baseada na repetição, aplicada sucessivamente nos processos, buscando a melhoria de forma continuada para garantir o alcance dos objetivos. O legal é que pode ser utilizada em qualquer ramo de atividade para alcançar um nível de gestão melhor a cada dia.
Antes de entender um pouco o fluxo das etapas, é interessante entender como isso se iniciou. O PDCA tornou-se popular pelo Dr. W. Edwards Deming, que é considerado por muitos como o pai do controle de qualidade moderno, no entanto, ele sempre se refere a ele como o “Ciclo de Shewhart”. Mais tarde, na carreira de Deming, ele modificou a PDCA para PDSA (Plan – Do – Study – Act), porque ele sentiu a necessidade de enfatizar o momento de estudar o processo para poder ajustá-lo de acordo com o planejado.
Deming participou das décadas de recuperação e organização no Japão e pôde testemunhar a expansão da economia japonesa. O milagre japonês chamou a atenção do mundo ocidental que ansiava saber o que estava por trás dessa evolução.
Em 1982, Deming publicou um livro onde apresenta 14 princípios que, na visão dele, constituem o fundamento dos ensinamentos ministrados aos altos executivos no Japão. Esses princípios constituem a essência de sua filosofia e aplicam-se tanto às organizações pequenas como grandes, tanto na indústria de produtos como na de serviços.
1º princípio: Estabeleça constância de propósitos para a melhoria do produto e do serviço, objetivando tornar-se competitivo e manter-se em atividade, bem como criar emprego;
2º princípio: Adote a nova filosofia. A administração ocidental deve acordar para o desafio, conscientizar-se de suas responsabilidades e assumir a liderança no processo de transformação;
3º princípio: Deixe de depender da inspeção para atingir a qualidade. Elimine a necessidade de inspeção em massa, introduzindo a qualidade no produto desde seu primeiro estágio;
4º princípio: Cesse a prática de aprovar orçamentos com base no preço. Ao invés disto, minimize o custo total. Desenvolva um único fornecedor para cada item, num relacionamento de longo prazo fundamentado na lealdade e na confiança;
5º princípio: Melhore constantemente o sistema de produção e de prestação de serviços, de modo a melhorar a qualidade e a produtividade e, consequentemente, reduzir de forma sistemática os custos;
6º princípio: Institua treinamento no local de trabalho;
7º princípio: Institua liderança. O objetivo da chefia deve ser o de ajudar as pessoas e as máquinas e dispositivos a executarem um trabalho melhor. A chefia administrativa está necessitando de uma revisão geral, tanto quanto a chefia dos trabalhadores de produção;
8º princípio: Elimine o medo, de tal forma que todos trabalhem de modo eficaz para a empresa;
9º princípio: Elimine as barreiras entre os departamentos. As pessoas engajadas em pesquisas, projetos, vendas e produção devem trabalhar em equipe, de modo a preverem problemas de produção e de utilização do produto ou serviço;
10º princípio: Elimine lemas, exortações e metas para a mão-de-obra que exijam nível zero de falhas e estabeleçam novos níveis de produtividade. Tais exortações apenas geram inimizades, visto que o grosso das causas da baixa qualidade e da baixa produtividade encontram-se no sistema, estando, portanto, fora do alcance dos trabalhadores;
11º princípio: Elimine padrões de trabalho (quotas) na linha de produção. Substitua-os pela liderança; elimine o processo de administração por objetivos. Elimine o processo de administração por cifras, por objetivos numéricos. Substitua-os pela administração por processos através do exemplo de líderes;
12º princípio: Remova as barreiras que privam o operário horista de seu direito de orgulhar-se de seu desempenho. A responsabilidade dos chefes deve ser mudada de números absolutos para a qualidade; remova as barreiras que privam as pessoas da administração e da engenharia de seu direito de orgulhar-se de seu desempenho. Isto significa a abolição da avaliação anual de desempenho ou de mérito, bem como da administração por objetivos
13º princípio: Institua um forte programa de educação e auto-aprimoramento.
14º princípio: Engaje todos da empresa no processo de realizar a transformação. A transformação é da competência de todo mundo.
Então, o ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, foi introduzido no Japão após a guerra, idealizado por Shewhart, na década de 20, e divulgado por Deming, em 1950, quem efetivamente o aplicou.
O ciclo começa pelo planejamento, em seguida a ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, checa-se o que foi feito, se estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente e, então, toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execução.
Plan (Planejamento): Estabelecer missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessárias para atingir os resultados. Um projeto bem elaborado é primordial para o ciclo PDCA, pois impede falhas futuras e gera um enorme ganho de tempo. Paute o planejamento de acordo com a missão, visão e os valores da empresa, estabelecendo metas e objetivos e definindo o melhor caminho para atingi-los.
Do (Execução): Realizar, executar as atividades. Após fazer um planejamento cuidadoso, coloque-o em prática e à risca, ou seja, procure não queimar etapas tampouco improvisar, para não comprometer todo o ciclo PDCA.
Check (Verificação): Monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios. A checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: paralelamente à execução, de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito, e ao final dela, para uma análise estatística mais abrangente que permita os ajustes e acertos necessários.
Act (Ação): Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas. É simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apuração do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e parâmetros.
Uma coisa muito legal, para concluir o assunto de PDCA, é pensar nele sendo usado para a melhoria de equipes como um todo. Basicamente, o PDCA envolve todas as pessoas impactadas pelas mudanças, criando um senso mais apurado de responsabilidade sobre processos e resultados. Nesse sentido, é possível verificar um maior comprometimento por parte das equipes, que passam a se sentir mais valorizadas e participantes no processo de transformação.
Independente do uso que você dê para o ciclo ou como irá chamá-lo, o importante é o resultado! Pensar na melhoria contínua é muito importante para conseguir ser cada vez melhor no que você faz e no que você entrega.
Fontes ou inspirações para esse artigo:
DEMING, W. E. Qualidade: A Revolução da Administração. Rio de Janeiro: Marques Saraiva, 1990.
“Entenda o que é ciclo PDCA e como aplicá-lo na gestão de melhoria e qualidade na sua empresa” – //www.venki.com.br/blog/o-que-e-ciclo-pdca/
“Os 14 Princípios de Deming” – //www.datalyzer.com.br/site/suporte/administrador/info/arquivos/info80/80.html
“Você sabe o que é o PDCA?” – //www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/estrategia/o-que-e-pdca
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William Edward Deming foi um dos maiores gerenciadores de qualidade da história, mas preferia ser chamado de consultor em estudos estatísticos. Seja como for, Deming foi o responsável pelo desenvolvimento vertiginoso das indústrias japonesas no período do pós-guerra e o responsável pela disseminação de muitas das técnicas de gerenciamento da qualidade.
A filosofia de Deming está toda contida no que costumamos chamar de “quatorze princípios de Deming”:
1. Para a melhoria de produtos/serviços deve-se estabelecer uma constância de propósitos de forma a tornar a organização competitiva e mantê-la em atividade, assim como criar empregos;
2. “Adote a filosofia”. Segundo Deming as organizações ocidentais deveriam acordar para o “novo desafio”, pois agora estamos em uma nova era econômica onde é se faz necessário que a administração ocidental assuma seu papel de liderança neste processo de transformação;
3. Deming defendia que a qualidade deve fazer parte do produto/serviço desde o início, ou seja, deveria ser eliminada a necessidade de inspeção (que só detecta as falhas depois que elas já ocorreram);
4. Para Deming o mais importante na aprovação de orçamentos não deveria ser o preço, mas a diminuição do custo total, para isso, deve-se desenvolver um fornecedor para cada matéria-prima ou insumo de forma a tornar o relacionamento mais duradouro, confiável e leal;
5. Outra forma de reduzir os custos deveria ser a busca constante por melhorias no processo/serviço de forma a aumentar produtividade e a qualidade;
6. “Institua treinamento no local de trabalho”. Manter uma mão-de-obra qualificada diminui os erros no processo por falha humana;
7. Deve ser instituída a “liderança”. As “chefias” habituais devem ser revistas. O objetivo do líder é proporcionar as condições adequadas para uma execução melhor do trabalho;
8. O medo deve ser eliminado a fim de possibilitar que todos trabalhem de forma eficaz e tranqüila;
9. Todos devem trabalhar de forma conjunta. Os departamentos devem trabalhar juntos de forma a prever e evitar possíveis falhas;
10. Segundo Deming deve ser eliminada qualquer alusão a metas do tipo “zero defeitos”, pois, elas servem apenas para causar inimizades e desmotivação uma vez que a maioria das falhas encontra-se nos processos e não estão ao alcance da maioria dos trabalhadores;
11. Deve ser implantada a gestão por processos e substituídas todas as quotas na linha de produção. Elas devem ser substituídas pela liderança;
12. Possibilite que os colaboradores orgulhem-se de se desempenho e mude os conceitos de responsabilidades de “números absolutos” para “qualidade” (abolição da avaliação anual de desempenho e da administração por objetivos).
13. A organização deve instituir um sólido programa de treinamento a fim de possibilitar o auto-aprimoramento da equipe;
14. Todos devem estar envolvidos no processo de realização da transformação.