O que é a ISO 9001 e sua importância?

Muitos empresários questionam a real utilidade da norma de qualidade da ISO. Para facilitar a compreensão da importância do sistema de qualidade mais utilizada no mundo e a representatividade dela para os seus negócios traremos abaixo um breve panorama. Confira!

Provavelmente você já deve ter visto em algum site, folheto, cartão de visita, assinatura de e-mail ou até mesmo em uma rede social o símbolo do selo ISO 9001 junto a logomarca de uma empresa. Há muitos anos organizações utilizam dessa estratégia para divulgar externamente que atuam em conformidade com o sistema de gestão de qualidade da Organização ISO.

Mas você sabe qual a relevância da ISO 9001? O que ela significa? Por que empresas de diferentes seguimentos tanto da indústria, comercio e serviços têm se esforçado para alcançar o selo de qualidade?

Para você compreender o selo ISO 9001 na amplitude que ele atua e sua representatividade nos negócios, faremos a partir de agora um panorama geral sobre a norma utilizada por milhares de empresas.

Quando surgiu o selo?

Para entender o surgimento do selo, precisa-se primeiro compreender a origem da ISO 9001. O selo de qualidade é resultado da certificação na ISO 9001. A norma de qualidade foi criada pela Organização ISO, cuja sigla significa International Organization for Standardization, traduzida para o português como Organização Internacional de Normalização.

Sediada em Genebra, Suíça, a ISO foi fundada há aproximadamente 70 anos. A ISO foi projetada na intenção de se criar normas que fossem padrões para organizações de todos os países. Ou seja, que elas pudessem ser utilizadas e reconhecidas em qualquer língua ou nação. Atualmente a Organização possui membros em aproximadamente 170 países. No Brasil, a ISO é representada pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).

Com o surgimento da Organização, desenvolveu-se em 1987 a ISO 9001, consequentemente criando-se também o selo de qualidade que é o símbolo da certificação da norma. A ISO 9001 é baseada na norma britânica BS5750. Embora fosse considerada relevante, a BS5750 apresentava algumas ineficiências como a questão da gestão dos processos e satisfação do cliente.

A ISO 9001 foi pensada para se tornar padrão internacional para garantir a qualidade de produtos e serviços. Como também, facilitar a questão das exportações e reduzir os custos de fabricação.

A norma mais utilizada no mundo

A ISO apresenta uma série de normas para diferentes áreas do mercado; como a ISO 14001 voltada para o sistema de gestão ambiental. Ela aborda os principais requisitos para as empresas identificarem, controlarem e monitorarem o impacto sobre o meio ambiente. Existe a ISO 22000 voltada para a segurança dos alimentos, a OHSAS 18001 focada na gestão de segurança e saúde ocupacional, entre outras.

Dentre as normas da ISO, a mais utilizada pelas empresas é a ISO 9001 tanto por sua relevância, quanto pela abrangência. Ela é a responsável pelo sistema de gestão de qualidade. É a partir dela que as empresas se fundamentam para otimizar os processos de funcionamento.

Funcionalidades da ISO 9001

A ISO 9001 foi criada com a perspectiva que as empresas certificadas atinjam metas e possam garantir a capacidade de eficiência tanto na produção quanto na entrega dos produtos/serviços.

Neste sentido, uma das soluções básicas da ISO 9001 é, portanto, alcançar um consenso sobre soluções que possam atender às demandas da empresa, da sociedade e do comércio, ou seja todas as partes interessadas.

Para que serve o selo?

Uma das preocupações dos empresários é o que o selo de qualidade não seja mais que um quadro pendurado no escritório ou um símbolo adquirido pela empresa. Para esclarecer esse tipo de dúvida e mostrar os benefícios reais que a certificação na ISO 9001 proporciona a um empreendimento, citaremos abaixo algumas vantagens da norma. Confira!

Confiabilidade

Os clientes desejam mais que um produto ou serviço com bom preço, esperam também por qualidade naquilo que estão pagando. Não é difícil encontrar casos de consumidores contestando a confiabilidade de determinada marca. Serviços e produtos que apresentam incertezas em sua origem ou qualidade são vistos de forma negativa pelo mercado e possuem a imagem danificada.

A ISO 9001 propõe requisitos que aperfeiçoam o sistema de gestão de qualidade aprimorando os processos de forma geral da organização. Portanto, ela incentiva a melhora crescente das empresas.

A norma é respeitada e conhecida por todos os países. Agregar o selo a sua marca significa que a empresa cumpre cada um dos requisitos estipulados pela ISO 9001. Ou seja, o selo de qualidade traz segurança e confiança para as empresas que a utilizam.

Reconhecimento internacional

Cerca de 170 países utilizam a normas da Organização ISO e mais de um milhão de empresas espalhadas pelo mundo já foram certificadas na ISO 9001. Apenas na América do Sul são aproximadamente 50 mil empresas certificadas. A ISO 9001 possui validação e reconhecimento internacional. O selo na norma abre portas para negociação com qualquer tipo de empresa dentro e fora do país.

É importante destacar que a cada nação a norma recebe sua própria versão baseada e adaptada na legislação interna. No Brasil, a norma é conhecida como NBR ISO 9001, que é reconhecida para relações comerciais com qualquer outro país. Portanto, se você deseja ampliar as fronteiras do seu negócio, um dos esforços da sua empresa deve consistir em adquirir o selo de qualidade.

Melhoria do desempenho do produto/serviço

Informamos com certa frequência nos artigos do blog da Consultoria Online que a ISO 9001 não beneficia diretamente a qualidade dos produtos e serviços.  Isso porque o selo de qualidade é focado na qualidade dos processos de uma organização.

Caso sua dúvida esteja relacionada a qualidade dos produtos, mais precisamente nos alimentos, entenda que a norma responsável pela segurança em alimentos é a ISO 22000.

Retomando o assunto da ISO 9001, para tornar ainda mais claro sua funcionalidade no que se refere a qualidade dos produtos e serviços, daremos um breve exemplo:

Em uma determinada empresa de produção de bolos conta coma equipe de três funcionários. Essa organização não utiliza o sistema de gestão de qualidade baseado na ISO 9001, portanto não há controle nos processos de produção. Por esse motivo, ocorrem uma série de consequências negativas como a irregularidade na qualidade dos produtos. Quando um dos funcionários responsáveis pela massa se ausenta, o critério para a produção se perde. A norma de qualidade resolve exatamente problemas como esses. Ela cria padrões que possibilitam que a empresa mantenha a qualidade independentemente da presença ou ausência de um ou mais funcionários. Ou seja, a norma ajuda a manter a qualidade dos bolos.

Embora a norma não atue diretamente nos serviços e produtos, sua aplicação resulta na melhoria destes.  Sendo assim, os resultados da adequação aos requisitos é a melhoria dos produtos/serviços.

Satisfação do consumidor

Ter o selo 9001 é sinônimo de preocupação com as expectativas e interesses dos clientes. Haja vista que a norma foi criada com o foco voltado para o cliente. Pesquisas e entrevistas com o consumidor fazem parte das estratégias da norma para adaptação aos interesses do público.

Toda empresa que conta com clientes satisfeitos, tem mais probabilidade de crescimento no faturamento e consequentemente na lucratividade. Outro benefício de ser bem quisto é a melhora da imagem externa que configura como uma das funcionalidades da gestão de qualidade.

Investimentos mais assertivos

Empresários com o sistema de gestão de qualidade alinhado com a ISO 9001 poderão realizar investimentos mais seguros. Uma vez que os processos são mais organizados e apresentam menos erros nos sistemas, contribuindo para o funcionamento como um todo da empresa. Nesse sentido, o empreendimento se torna mais sólido, permitindo investimentos mais seguros e com a qualidade ISO.

Melhora a imagem da empresa

Associar sua marca com o selo de qualidade é mostrar ao mercado o empenho com o aperfeiçoamento contínuo da sua empresa. Tendo em vista, que uma de suas premissas refere-se ao aprimoramento contínuo dos processos. Outro benefício se deve ao fato que a ISO 9001 é vista positivamente pelo público externo, portanto estar ligado a norma é compartilhar dos mesmos atributos e qualidades dela.

Todas as empresas precisam ter o selo?

No Brasil não há nenhuma cobrança na legislação que obrigue uma empresa a ser certificada, exceto para algumas modalidades específicas de negócios (confira no tópico “Quais requisitos são necessários para iniciar o processo de implementação da ISO 9001?” e veja quais organizações são obrigadas a possuir a certificação).

Todavia, existe uma obrigatoriedade velada no mercado que para determinadas relações comerciais exige-se o selo de qualidade. Um dos exemplos é a exportação. Muitos países não aceitam realizar trocas comerciais com empresas que não possuam o sistema de gestão de qualidade atrelado aos requisitos da ISO.

Não apenas no mercado externo, como também entre empresas brasileiras exige-se a certificação em muitas situações. As organizações exigem o selo como uma maneira de atestarem que a empresa com a qual farão negócios possui certa comprovação de qualidade e profissionalismo em sua gestão.

Esse é inclusive um dos motivos pelos quais as empresas procuram às pressas empresas de consultoria à procura da implementação da norma. Alertamos para os tipos de problemas que podem ser gerados devido a certificação realizada de última hora e apenas por pressões comerciais:

• Gastos elevados com a certificação;

Uma vez que a implementação da norma será realizada em pouco tempo devido a necessidade de estar com o selo antes que a outra empresa desista de fechar o contrato, os gastos com consultores serão redobrados. Já que eles terão que cumprir as ações com menos tempo de intervalo.

A organização também terá que arcar com custos de contratação de outros colaboradores para auxiliar no processo de adequação aos requisitos da ISO 9001. Soma-se ainda a falta de tempo para pesquisas de consultorias e certificadoras com valores mais em conta.

• Adequação aos processos feitos de forma irregular;

A norma é funcional e de fato propicia a empresa mudanças positivas em seu sistema como um todo (como foi dito nos tópicos anteriores). Implementá-la às pressas pode não ser tão construtivo para os colaboradores, haja vista que algumas etapas de implementação exigem mais tempo por sua complexidade e abrangência de atuação.

• Desgaste da equipe encarregada do processo;

Pela pressão gerada do prazo reduzido, muitos colaboradores são exigidos além do habitual e por isso sofrem desgaste e estresse profissional. Consequências como essas também podem reduzir o sucesso do projeto de certificação. É essencial que a equipe encarregada esteja apta e com tempo hábil para promover de maneira satisfatória cada uma das exigências da norma de qualidade.

• Pouco aproveitamento dos requisitos da ISO 9001 que contribuem positivamente para a empresa.

A ISO 9001 gera uma série de resultados positivos, por isso embora ela não seja obrigatória é utilizada por milhares de empresas. A implantação feita com urgência pode impedir que a organização usufrua de todos os benefícios presentes na norma.

Portanto, para não enfrentar nenhuma das dificuldades apontadas acima, aconselhamos que você inicie o quanto antes as fases de adequação do sistema de gestão de qualidade ao da ISO 9001.

Mas o que eu preciso fazer para ser certificado? Para orientá-lo de modo prático informaremos algumas dicas que podem ser seguidas por qualquer empreendimento, independentemente do tamanho e tipo de organização.

Quais requisitos são necessários para iniciar o processo de implementação da ISO 9001?

Do ponto de vista legal, os únicos requisitos obrigatórios para uma empresa que está procurando se certificar na ISO 9001, são as regulamentações do seu setor específico de operação. Ou seja, uma construtora deve seguir normas legais aplicáveis à sua atividade, assim como um escritório de contabilidade, etc. Em suma, não há leis específicas a serem seguidas em detrimento da norma, cada empresa precisa apenas estar regular com suas obrigações legais particulares.

Algumas empresas específicas precisam ter o certificado da ISO 9001 por força legal, como é o caso das vistorias veiculares no estado de São Paulo, ou das empresas pertencentes ao polo industrial de Manaus, Amazonas. Para tais empresas, a regra de manter-se regular às leis inerentes à sua atividade continua válida, acrescida agora da necessidade de ser certificada na ISO 9001 por determinação legal.

Alguns dos requisitos muito citados por quem está implementando a ISO 9001 são o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional). Porém no caso dos dois, há uma certa confusão, pois eles são obrigatórios para todas as empresas que possuem funcionários contratados no âmbito da CLT e não apenas às empresas que estão procurando se certificar na ISO 9001. O fato de eles serem bastante citados se dá em função de existir uma auditoria rigorosa nestes itens, pois são de grande importância para a garantia da qualidade.

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O que é PCMSO e PPRA?

O PCMSO foi criado pela portaria 24/94 do MTBE/SSST. A portaria definiu que as empresas devem elaborar um plano de prevenção de perigos e danos à saúde dos funcionários em suas funções específicas, o plano deve ser claro e conter as regras de operação de equipamentos, uso de EPI’s e todos os regimentos necessários à prática do trabalho de maneira que se evitem prejuízos e danos à saúde no longo prazo. A OIT (Organização Internacional do Trabalho) também prevê a execução do PCMSO. Outra fonte geradora de obrigação do plano é a NR7.

O PPRA também foi promulgado por meio de portaria, no caso, a de número 25/94 do TEM/SSST. A razão de existência do PPRA é a melhoria contínua dos processos de garantia de segurança do trabalho. Ou seja, é um plano de melhoria progressiva das operações, de modo a deixá-las cada vez mais seguras, seja por processos diferentes ou pela implementação de novas tecnologias e equipamentos mais eficazes na redução de riscos.

O PPRA, assim como o PCMSO é aplicável obrigatoriamente à todas as empresas que contratam pelo regime CLT, seu objetivo é a preservação da saúde e integridade física dos colaboradores, reduzindo os impactos inerentes ao ambiente de trabalho sobre o corpo do empregado

O que uma empresa precisa para obter o selo?

A norma ISO 9001 foi criada para todas as áreas do mercado, ou seja para a indústria, comércio e prestação de serviços. Como também para todos os portes de empreendimento, tanto para grandes corporações quanto para microempresas.

Portanto, se você almeja aprimorar o sistema de gestão de qualidade do seu negócio e ampliar as relações comerciais, basta:

• Ter um CNPJ regular
• Estar instalada em um imóvel regular
• Disponibilidade de equipe para acompanhar a consultoria no processo de implementação*
• Contratar um órgão certificador

*Em algumas microempresas, o próprio proprietário junto a um consultor promove o processo de implementação da norma de qualidade.

Como obter o selo ISO 9001?

Uma empresa que possua um sistema de gestão da qualidade compatível com a norma ISO 9001 pode solicitar o selo de qualidade a partir de um órgão certificador autorizado pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (INMETRO).

Mas como saber se o meu sistema está de acordo com o padrão ISO? A norma de qualidade possui uma série de requisitos que precisam ser interpretados para adequação. Para verificar cada um dos itens está sendo cumprido, é aconselhável que se tenha um conhecimento prévio sobre o assunto.  Por isso, recomenda-se auxílio de um profissional da área.

Para isso, existem empresas de consultoria com especialistas em cada uma das normas que poderão tornar o processo rápido e o menos burocrático possível.

A consultoria Online Verde Ghaia possui experiência de 18 anos no seguimento, auxiliando mais de duas mil organizações espalhadas pelo Brasil e por outros países. Ela fornece um software online que pode reduzir em até 60% os gastos, comparado a uma consultoria convencional.

Com a ferramenta, é possível iniciar o processo a qualquer hora e lugar. O software facilita a flexibilidade da equipe envolvida e proporciona meios como material online que pode ser consultado no momento mais oportuno à organização

Veja abaixo algumas dicas simples para serem observados para a implementação e obtenção do selo.

Qual é o processo de implementação da ISO 9001?

1º passo: Pesquise

Informar sobre a norma é uma das melhores formas de se preparar para o processo de implementação e antever as necessidades de ajustes que serão necessários. Entenda como ela funciona, seus reais benefícios e a aplicação dela para sua empresa. Se você chegou até aqui então essa parte já foi bastante explorada.

2ª passo: Estipule uma equipe

A organização é uma das chaves para o sucesso da adequação aos requisitos. Portanto, estipule colaboradores que estarão empenhados em otimizar e promover adequadamente os itens presentes na ISO 9001.

3º passo: treinamento

Essa é a fase de interpretação da ISO 9001. A consultoria Online Verde Ghaia traz os cursos a partir de uma plataforma online. O material é disponibilizado através de vídeos, ilustrações e textos para facilitar a compreensão dos consultores internos, colaboradores da empresa que serão responsáveis pela implementação do projeto.

4º passo: diagnóstico

Nesta etapa a empresa deverá junto a consultoria avaliar como está o sistema de gestão atual da empresa. É o momento de analisar quais requisitos são cumpridos e quais não foram atendidos. É um processo minucioso que exige atenção e tempo suficiente para que nenhum requisito passe despercebido.

5º passo: Adequação aos requisitos

A alta direção deve estar aberta as mudanças que serão promovidas para adequar corretamente os itens exigidos pela ISO 9001. O consultor fará esse processo alinhado a liderança, para não ocorrer qualquer tipo de transtorno ou desvio inapropriado do funcionamento normal da operação.

6º passo: Auditoria interna

A auditoria interna funciona como um teste para a empresa. Essa etapa é semelhante a simulação da auditoria externa que será realizada por uma certificadora.  É neste momento que são observados se as exigências estão sendo cumpridas corretamente. A Consultoria Online Verde Ghaia oferece 100% de garantia na certificação de forma contratual.

Depois de submetida a implementação, a empresa deve contatar um órgão auditor, ou seja, uma empresa certificadora. Após passar pelo crivo de auditoria externa e for aprovada, a organização avaliada será certificada com o selo ISO 9001. A certificação é portanto a comprovação de que a empresa anda de acordo com a norma.

Muitas empresas, independentemente do seu processo produtivo, fazem uso do selo junto a marca para divulgarem que têm a ISO 9001. O selo e o certificado trazem o mesmo significado: confirmação de que a organização atua de acordo com o sistema de gestão de qualidade reconhecido no mundo inteiro.

Agora que você já conhece as informações gerais sobre o selo ISO 9001, basta contatar a consultoria online e iniciar o quanto antes a certificação da sua empresa.

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