Qual a importância dessa sessão Contexto da organização para um sistema de gestão em uma organização?

Esse podcast é para quem quer saber como usar o contexto da organização no dia a dia, no trabalho e no planejamento estratégico da empresa.

Links citados no Podcast

• Grupo Forlogic
• Qualiex, o software inteligente para Gestão da Qualidade
• Blog da Qualidade
• Templum Consultoria
• Evolutto – Software para Escalar Consultoria
• Universidade Templum
• QMS Certificadora
• #012 – Visão Geral sobre o Balanced Scorecar (BSC)
• [VÍDEO] 7 vídeos onde o #ChefeComenta sobre Contexto da Organização
• [VÍDEO] #ChefeComenta sobre Cultura da Qualidade

Apresentação

Neste episódio, Jeison Arenhart de Bastiani, Diretor executivo da Forlogic Software e Auditor Líder ISO 9001:2015, junto com Monise Carla Bueno, editora do Blog da Qualidade e Auditora Líder ISO 9001 conversa com Igor Furniel, presidente fundador da Templum Consultoria e Evolutto, especialista em sistemas de gestão e gestão empresarial, sobre o novo item explícito da ISO 9001:2015 – Contexto da Organização. Este é um bate papo sobre as nossas experiências com planejamentos estratégico e qual a importância disso para uma empresa.

Tema: Contexto da Organização de acordo com a ISO 9001:2015

1 – O que é Contexto da Organização?

• É basicamente entender a realidade da empresa, pois toda empresa tem uma particularidade.
• Atualizando o Manual da Qualidade eu estou fazendo o contexto?
• Pela primeira vez está tão explicito a necessidade de analisar o Contexto da Organização na ISO 9001:2015.
• Se os donos da empresa já conversam sobre o negócio, já fazem uma análise de contexto, obviamente bem mais empírico, e rasa, por isso é bom usar ferramentas para estruturar o planejamento estratégico e separar tempo para refletir o contexto, mas é basicamente refletir a realidade da empresa, ver a empresa de cima.

2 – Por que o item 4 está na ISO 9001:2015?

• Antes desta versão, as pessoas se preocupavam muito mais com a auditoria do que com a gestão
• O que importa na versão 2015 é o RESULTADO
• Para isso dar certo, é necessário entender sua realidade, o seu contexto
• A partir do entendimento do contexto, você desenha seu sistema de gestão da qualidade de acordo com sua realidade.
• A ISO vai se adaptar a sua realidade, e não a sua empresa se adaptar à ISO.
• O objetivo é que cada empresa entenda seu contexto e aí então faça as decisões para implantar o Sistema de Gestão
• O sistema de gestão deriva do Contexto
• Contexto da organização é o planejamento estratégico
• Implantar um Sistema de Gestão é uma decisão estratégica
• É o maior desafio dos auditores entender o contexto da organização das empresas antes de auditar
• As auditorias vão ficar mais demoradas por causa disso

3 – Por que o Contexto da Organização deve ser bem feito?

• Em uma empresa está tudo interligado
• Você precisa entender uma empresa
• Um contexto mal feito vai gerar processos que não serve para nada
• Se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve

4 – Entendendo a Organização e sua empresa

• Tem gente que não sabe pra que a empresa serve
• Tem que cuidar das questões internas e externas
• Deve estar condizente ao propósito da empresa, ou seja, missão do negócio
• Está relacionada ao planejamento estratégico
• O contexto é “o que?” o restante da norma é o “como?”
• Você pode usar a Análise SWOT, mas também várias outras ferramentas
• Faça a análise com a ferramenta que melhor se adapta a sua empresa
• SWOT, Canvas, BSC, são métodos, você pode utilizar qual é melhor para sua organização
• Missão, Visão e Valores não pode ser balela
• Quando a missão, visão e valores são definidas de verdade e você persegue isso, trará grandes benefícios para empresa
• A missão é sobre a razão de ser da empresa
• A visão é onde a empresa quer chegar
• Valores direcionam comportamentos
• Não existem valores certos ou errados, existem valores que você compactua ou não
• Não faça essas definições de qualquer jeito, existem métodos para isso
• Essas coisas definem a cultura da empresa
• A falta de engajamento da sua empresa é um sintoma de uma cultura doente
• Você não tem cultura da qualidade ou não tem qualidade na sua cultura?
• O não entendimento da cultura da sua empresa pode impactar negativamente a análise de contexto da sua organização

5 – Entendendo a necessidade e expectativas das partes interessadas

• As partes interessadas são pessoas que estão interessadas no seu negócio de alguma forma
• Pode ser o colaborador, cliente, fornecedor, sociedade…
• Mas não use apenas as tradicionais, seja o mais específico possível na definição de partes interessadas
• Não há uma receita de bolo para definir as partes interessadas
• O que importa nessa definição é o seu contexto
• Você precisa entender suas partes interessadas para entender as expectativas delas
• Assim eles te ajudam a enriquecer seu contexto

6 – Determinando o escopo do Sistema de Gestão

• Não há mais exclusões com a nova ISO
• Não faz sentido certificar apenas um departamento na empresa, já que você deve analisar o contexto da empresa toda
• Está mais desafiador pois agora o Sistema de Gestão compreende toda organização
• Uma coisa que escutamos muito é “a ISO engessa”, mas isso não é verdade
• A ISO não complica o trabalho, ela só torna visível o trabalho que você tem
• E trabalhar dá trabalho, é normal, mas o resultado compensa
• Agora o termo correto é aplicabilidade
• Em algumas situações, há requisitos que realmente não são aplicáveis
• Não é só uma mudança de termo, de “exclusão” para “aplicabilidade”
• Estamos falando de aplicabilidade de requisitos normativos, e não de departamentos
• Uma boa análise de contexto te ajuda a entender o que se aplica ou não na sua empresa

7 – Sistema de Gestão da Qualidade e os seus processos

• A gente só fala de processos depois de definir contexto
• Não defina contexto depois de definir processos
• Você pode dividir em dois blocos: processos principais e de apoio
• Você também pode fazer sua cadeia de valor, onde você mapeia os processos que agregam valor direto ao cliente
• Todos processos são importantes, mas existem processos que tem relação direta com o cliente
• A partir dessa identificação, você pode descobrir que existem processos a serem criados ou excluídos
• Pode ser que ao entender seu contexto, você faça ajustes em processos
• Trabalhar com processos é um trabalho constante
• É muito fácil ter processos redundantes ou que não serve pra nada
• Devo fazer um procedimento, um IT ou um POP? Isso vai depender do seu contexto
• Existe diferença entre processo, departamento e atividade
• Um processo é algo em movimento, existe uma entrada, um processamento e uma saída
• O processo está recheado de atividades que pode estar dentro de um departamento
• É melhor que o processo não tenha o nome do departamento
• Se não vão pensar que as atividades são só do departamento
• Existem processos que são ponta a ponta e passam por diversos departamentos
• É muito mais importante executar o processo de maneira adequada, do que fazer um controle perfeito
• O controle é para apoiar a operação, não o foco do processo
• Você deve responder: “O processo é para…?” e você entende qual o motivo do processo
• Segunda pergunta: “Como você faz para entregar isso?” e aí você entende as atividades
• Segunda pergunta: “Como você monitora essas entregas?” e então você decide o controle
• Antes o sistema era mais orientado a isso, agora, com essa nova ISO está melhor
• Falar sobre processos também é falar sobre contexto

8 – Qual ferramenta eu uso para definir Contexto?

• Muito mais importante que a ferramenta, é a discussão sobre o contexto
• É muito bom que você não faça de qualquer jeito e isso não tem a ver com ferramenta
• Você pode usar várias ferramentas e fazer de qualquer jeito
• O plano estratégico não vem do BSC, ou de qualquer outra ferramenta
• As decisões podem ser apoiadas em ferramentas, mas não são necessariamente o planejamento
• A ISO não fala sobre ter um planejamento estratégico documentado, não precisa ser
• Use a ferramenta que a sua empresa se sinta mais a vontade para usar
• Saiba o porquê você está usando aquela ferramenta
• Faça bem feito, e se possível, sem pressa
• Envolva pessoas para fazer seu planejamento estratégico
• Não faça para “inglês ver”

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