Quais departamentos estão envolvidas e serão beneficiadas com a gestão de estoque?

Autor: Casa Magalhães Assunto: Data: 06/12/2021

Sabe qual a razão de investir em uma boa gestão de estoque?

Para responder a isso, usaremos a frase da especialista em organização pessoal Marie Kondo:

“Quando você coloca sua casa em ordem, coloca seus negócios e seu passado em ordem também. Como resultado, pode ver claramente o que precisa e o que não precisa e o que deve e não deve fazer.” Marie Kondo

A partir disso, uma boa administração de mercadorias fará você perceber o que precisa e o que não precisa, e o que deve ou não fazer. Afinal, uma boa gestão de estoque dá a sua empresa outros benefícios tais como:

• economia financeira e maior produtividade;
• otimização do tempo, pois simplifica o processo de compras;
• evita a ruptura de estoque e gera segurança operacional;
• você conseguirá fazer uma boa negociação com os fornecedores.

Uma vez que você sabe os motivos pelos quais precisa investir em uma gestão de estoque eficiente. A seguir, vou lhe explicar o passo a passo – poderia falar “a fórmula mágica”, mas para a “mágica” acontecer é necessário muito trabalho duro.

Em primeiro lugar, existem estratégias que podem te ajudar a fazer uma administração de estoque que gere resultados a sua empresa e há erros que não devem ser cometidos para que não prejudiquem todo trabalho da sua equipe.

Então, para conhecê-las é só continuar lendo esse artigo até o final.

Mas antes, quero deixar algo claro.

• O que é Gestão de Estoque?
• Por que fazer uma boa gestão de estoque é importante para sua empresa?
• Quais são os principais métodos da gestão de estoque?
• Boas práticas para uma gestão de estoque eficiente
• Quais ferramentas usar para fazer a gestão de estoque?
• Como evitar perdas na sua gestão de estoque? 
• Webinar Gestão de Estoque para o Varejo

O que é Gestão de Estoque?

A gestão de estoque é o processo que garante planejamento, execução e controle dos recursos armazenados dentro de uma empresa.

Em seu livro “Gestão de Estoques”, Bráulio Wilker, fala que o gerenciamento de estoque atua sobre os processos de suprimento.

Logo, estes envolvem as seguintes decisões:

• O que suprir?
• Em que quantidade suprir?
• E em que momento suprir?

O autor ainda fala que o controle de estoque possui 3 objetivos:

1° Maximizar o nível de serviço ou o nível de atendimento da demanda através de mercadorias em estoque.

2° Reduzir os custos totais do estoque por meio do giro ou da redução de investimentos e custos.

3° Otimizar a eficiência operacional dos processos de suprimento mediante a redução de custos.

Bráulio Wilker destaca que esses objetivos são conflitantes entre si, de modo que ao tentar potencializar o desempenho de um, o dos demais podem ficar comprometidos.

Todavia é diante desse cenário que o mesmo define que o gerenciamento de estoque é a arte de gerenciar esses objetivos conflitantes, direcionando as estratégias e priorizando devidamente as metas.

Por que fazer uma boa gestão de estoque é importante para sua empresa?

Por exemplo, você sabe o quanto  já perdeu por não ter um controle de produtos eficiente, ou o quanto você já ganhou tendo um gerenciamento estratégico das suas mercadorias?

Contudo, se você está se perguntando por qual razão deve investir na administração de estoque da sua empresa, olhe para os seus resultados. Lá, você vai encontrar a resposta.

Para lhe ajudar vou dar alguns motivos , além dos quais já foram citados, sobre a importância da gestão de estoque:

• a) Mantém as atividades produtivas em andamento;
• b) gera a satisfação do cliente ao encontrar o produto na gôndola;
• c) o estoque está diretamente vinculado aos resultados financeiros da empresa; portanto, um estoque bem administrado gera lucro pra empresa, caso contrário, passa a ser um grande meio de prejuízos;
• d) proporciona um importante diferencial competitivo.

Assim sendo, se sua empresa já adota práticas de gerenciamento de estoque, coloca nos comentários os principais benefícios que elas têm trazem para o seu negócio.

Quais são os principais métodos da gestão de estoque?

Há no mercado alguns métodos que ajudam na administração do estoque, estes representam uma parcela bem importante do controle gerencial. Por isso, nesse tópico iremos abordar os 6 métodos aplicados no mercado brasileiro. Confira:

1 – Método do custo específico ou do preço específico

Esse método atribui valor a cada unidade do estoque. Logo, ele é usado apenas quando é possível apurar o preço ou o custo de cada item. Depois disso é preciso somar tudo e assim, você chegará ao valor final do estoque.

Entretanto, para o varejo não é um método indicado, visto que há uma movimentação grande de estoque. Imagine ter que precificar um produto por vez, só de imaginar cansa, não é mesmo?

2° Curva ABC

Basicamente, a Curva ABC de estoque e vendas tem como objetivo direcionar o seu planejamento e controle nos itens mais significativos, que classifica os itens em A, B e C, ou seja, no valor financeiro de cada mercadoria. 

A Curva ABC é baseada no princípio de Pareto, também conhecida como lei 80/20, segundo a qual 80% dos seus resultados são provenientes de 20% dos seus esforços.  

Aplicando a gestão de estoque podemos dizer, por exemplo, que 80% da ruptura de estoque está relaciona a falta de processos de compras.

3° PEPS

Conhecido como: “primeiros a entrar, primeiro a sair”, no método PEPS saem primeiro as mercadorias mais antigas, ficando no estoque apenas as mais recentes.

Dessa maneira, é possível evitar que produtos próximos a data de vencimento se percam.

4° UEPS

Aqui a máxima é: “o primeiro a entrar é o primeiro a sair”, ou seja, os produtos que chegaram recentemente no estoque serão os que irão ser vendidas antes.

Porém, o uso desse método não é autorizado pela Norma Brasileira de Contabilidade, o motivo você pode ver na citação abaixo:

“Ao se considerar os preços altos, os gastos são maiores e, dessa forma, o lucro e os impostos que devem ser pagos são menores. Portanto, a inflação do país sofreria um aumento, ao considerar que o custo da mercadoria comprada por último é maior.” Fonte

5° Custo médio

O custo médio também pode ser chamado de preço médio ou média ponderada móvel, isso significa que a cada nova compra feita uma nova média de custos é obtida. 

Nessa técnica o preço final das mercadorias vendidas é definido após o cálculo dos valores das mercadorias adquiridas anteriormente somado as recentes.

O custo médio também pode ser fixo. Caso este método seja selecionado, uma única média deve ser aplicada no inventário permanente e as vendas intercaladas devem ser desconsideradas.

6° Método do Custo a Preço de Venda a Varejo

Em seu livro, Gestão de Estoques, Bráulio explica que esse método analisa a soma dos estoques a preço de venda, seja através da contagem física ou por meio da implementação de controles permanentes avaliados com base no preço unitário de venda.

Por fim, ele avalia os estoques finais a preços aproximados de custo e apura os estoques finais a preço de custo, caso avaliasse a preço de venda as margens de lucro seriam eliminadas.

Boas práticas para uma gestão de estoque eficiente

Manter o controle sobre as mercadorias em estoque é essencial para garantir um bom volume de vendas e desse modo otimizar os custos operacionais. Contudo, apesar da importância dele para seus resultados, nem sempre ele recebe a devida atenção por parte dos gestores. 

Em vista disso, nos tópicos a seguir vamos falar sobre as 8 boas práticas para fazer uma gestão de estoque eficaz com o intuito de não comprometer seu negócio. Para saber mais, continue com a leitura!

1. Tenha um registro de entradas e saídas

A falta do registro de entradas e saídas é um dos erros de gestão de estoque mais graves que podem ser cometidos na empresa. Já que a falta de controle sobre tudo do que entra e sai faz com que jamais se tenha a informação exata da quantidade de itens disponíveis.

Além disso, também fica difícil acompanhar a necessidade de reposição dos produtos, aumentando os riscos de que haja faltas ou excessos. Para evitar esses problemas, faça o registro de todas as movimentações que são feitas. 

Nesse caso, vale lembrar a importância do controle das entradas e saídas que se referem a processos de trocas e devolução — permitindo que o acompanhamento seja totalmente preciso.

2. Acompanhe o giro dos produtos

O giro de materiais pode ser definido como o tempo em que cada item permanece dentro do estoque até que seja necessário fazer sua reposição. Quando a frequência de entregas é alta — em decorrência do grande volume de saída —, dizemos que o item é de alto giro. 

Acompanhar esse índice é necessário para que se saiba o tempo correto de acionar o fornecedor, evitando que o produto falte.

Por outro lado, os itens de baixo giro indicam que aqueles produtos são pouco vendidos, o que significa que o ideal é evitar comprá-los, fazer as aquisições com um espaço de tempo maior ou adquiri-los em menor quantidade.

Contudo, o registro de entradas e saídas, o número de dias em estoque até a saída, é essencial para essa atividade.

3. Não permita a falta ou o excesso de itens no estoque

A falta de controle das movimentações dos produtos leva a falta e excesso de mercadorias em estoque. Isso ocorre pela falta de acompanhamento do giro e das quantidades dos itens, fazendo com que o setor de compras não tenha informações precisas a respeito do que é necessário ser feito no que diz respeito às aquisições.

Essas falhas comprometem as vendas — quando faltam produtos e existe demanda —, aumentam os custos e elevam os riscos de perdas e desperdícios, o que reflete nos resultados financeiros da empresa.

Ao resolver os problemas do controle de entradas e saídas e do giro dos materiais, o índice de faltas e excessos acaba reduzindo drasticamente.

4. Faça o inventário de materiais

O inventário de materiais consiste na contagem dos itens que estão em estoque, comparando as quantidades disponíveis com a informação registrada nos controles que são utilizados. 

Esse método mantem a base de dados sempre atualizada. O que reduz o risco de ocorrência de furos de estoque e melhora a qualidade dos dados repassados ao setor de compras.

Para que o estoque físico x estoque contábil seja o mais acurado possível, o ideal é fazer esse balanço periodicamente, contemplando grupos de itens de cada vez — e deixar o inventário geral para ser realizado anualmente, ou com a frequência que o gestor considerar mais adequada.

5. Tenha uma base de cadastro de itens padronizados

A falta de um padrão no registro dos materiais abre margem para erros e duplicatas.

Dessa forma os riscos de furos de estoque e prejudica o controle por parte do vendedor, que dificilmente saberá se o produto “x” realmente está indisponível ou se está apenas cadastrado de outra forma.

Para solucionar esse problema, é preciso definir uma forma padrão para a criação de código e descrição, além de utilizar apenas um código e descrição para cada tipo de item.

6. Integre o setor de estoque com outras áreas

Como já se percebe até aqui, tanto o setor de compras quanto o de vendas dependem das informações de estoque para realizar seu trabalho da forma mais eficaz. Portanto, deixar de integrar essas área e investir no compartilhamento de informações é um dos grandes erros de gestão de estoque.

Para evitar esse problema, o compartilhamento de informações e uma comunicação fluida é a solução ideal para garantir uma gestão de estoque eficiente. Além disso, temo o investimento em um sistema de gestão de estoque integrado, que automatize essas rotinas e facilite a troca de dados.

7. Não faça a administração do estoque manualmente

O volume de dados gerados em uma rotina de estoque, além da necessidade de acompanhamento e controle das informações, faz com que seja primordial investir em tecnologia.

Diante disso, permitir que os processos sejam executados de forma manual, aumenta o risco de erros, compromete a produtividade e torna as informações menos seguras e menos confiáveis.

A adoção de um sistema de gerenciamento de estoque agiliza a execução das tarefas, proporciona redução de custos, permite que os colaboradores exerçam uma função mais estratégica — em vez de totalmente operacional — e oferece suporte à tomada de decisão, entre outras vantagens.

8- Organize seu estoque!

Deixar as mercadorias tumultuadas em um único setor, sem espaço para seus funcionários transitarem é uma péssima opção, visto que além de ser sinal claro de desorganização, gera grandes perdas para o setor.

Para evitar as perdas em seu estoque aqui vão algumas dicas importantes:

• Garanta que o estoque tenha um espaço para que os funcionários transitem;
• Separe as mercadorias por departamento;
• Deixe seu estoque arrumado e limpo;
• Coloque placas de sinalização em cada departamento para que fique mais fácil saber a localização de cada produto;
• Mantenha os espaço arejado;
• Adote medidas preventivas para que insetos ou ratos não apareçam.

É fundamental definir o estoque máximo e mínimo de cada produto para manter o seu estoque no tamanho ideal. Entretanto, sabemos que essa ação é bastante complexa, mas com o auxílio de uma boa ferramenta essa atividade se torna mais tranquila e eficaz.

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Quais ferramentas usar para fazer a gestão de estoque?

Existem várias ferramentas online e gratuitas. Mas, só para exemplificar, listei 3  ferramentas de abastecimento e controle de estoque, bastante utilizadas pelas empresas, confira!

1° Kaban

A Toyota criou o Kaban (cartão em português) em 1960, que é uma forma visual de controlar o abastecimento.

Na metodologia, os cartões são separados por cores sobre o status de cada tarefa e indicam “Para Fazer”, “Fazendo” e “Feito” respectivamente, como pode ver abaixo:

Por exemplo, no Trello uso cores diferentes para cada status de tarefa e para cada segmento que escrevo. Para saber de quantos você precisa, considere a média de demandas, o estoque de segurança e o número de peças no contentor de materiais.

A primeira vista, pode parecer um pouco complicado no início, mas após organizar a ferramenta, é como se você encontrasse uma luz no fim do túnel.

2° ERP

O Sistema de Gestão Empresarial – ERP, visa otimizar os fluxos de informações e integrar os setores de uma empresa dando todo suporte necessário. 

São eles:

• Gestão de insumos e materiais;
• aproveitamento racional da mão de obra;
• controle adequado de fluxo de caixa;
• redução de prazos de produção e entrega;
• controle de qualidade dos produtos;
• informação em tempo real;
• controle total do negócio.

Além de todos os benefícios acima, o sistema favorece um maior poder de barganha, visto que o gestor estará munido de informações e por tabela poderá ter um maior poder de negociação frente aos fornecedores.

3° Sistema de revisão de 2 gavetas

Por meio do controle visual do nível dos estoques, o sistema de revisão de 2 gavetas visa facilitar controle contínuo das mercadorias.

Para Bráulio Wilker, o sistema garante que os primeiros materiais a entrar são os primeiros a sair (PEPS), além de permitir um controle visual dos estoques. O mesmo tem como desvantagem a utilização de 2 locais para estocagem.

Como evitar perdas na sua gestão de estoque? 

A ruptura de estoque – falta de produto na gôndola – é algo bastante temido pelos varejistas, por isso aqui vão algumas dicas para que as perdas de estoque possam passar longe da sua empresa!

1° Tenha um processo bem definido na reposição dos produtos!

Existem duas formas diferentes de lidar com a reposição das mercadorias:

Contínua: quando o nível de estoque se mantém mais baixo e os pedidos são feitos constantemente, reduzindo os gastos com armazenagem;

Periódica: quando você tem uma data específica para fazer uma reposição consolidada, assumindo um risco de ficar sem o produto caso haja um aumento imprevisto das vendas ou impontualidade na entrega.

Portanto, cada modelo tem prós e contras.

Contudo, para os produtos de maior valor agregado o mais indicado é a reposição contínua.

Já para os produtos mais baratos, que representam uma parcela menor dos lucros, pode-se usar a reposição periódica.

2° Use os dados ao seu favor!

Ter dados consistentes é um dos maiores desafios de algumas empresas, uma vez que a falta dessa informação não só atrapalha o processo de compras como pode gerar o excesso de mercadoria ou a temida ruptura de estoque.

Em uma entrevista para a Casa Magalhães, o CEO do Atacarejo Mercadão da Economia deixou claro que pior que não ter a informação é ter a informação errada, visto que com os dados errados facilmente a empresa estaria fora do mercado.

3° Treine seus colaboradores

Ter colaboradores bem treinados garante ao setor uma melhor performance e evita com que hajam erros grotescos provenientes de quem não conhece as rotinas do estoque.

Portanto, mesmo que o funcionário contratado seja especialista na área, faça um treinamento mostrando como funciona os processos dentro da sua empresa, para que não haja o risco dele ficar perdido no departamento e venha a cometer erros indesejados.

4° Realize queima de estoque caso haja mercadoria encalhada!

A medida que você analisa a performance dos seus produtos, você saberá se existem insumos estagnados no estoque. Então, avalie a possibilidade de fazer promoções ou a conhecida queima de estoque.

Assim, é importante pensar no estoque como um organismo vivo e é melhor vender com uma margem menor do que ter custos desnecessários para manter um estoque parado ou ter que lidar com o desperdício de alimentos.

Leia também: Como fazer uma queima de estoque perfeita?

5° Garanta que os produtos estejam bem arrumados na gôndola

Caso o cliente não encontre o produto na gôndola, ainda que ele esteja disponível na loja, podemos considerar que aconteceu a ruptura de estoque. Em razão disso, garanta que os produtos estão no lugar certo, conforme indicado pela sinalização da sua empresa.

6° Use a tecnologia ao seu favor!

A segurança é um fator primordial para os profissionais do setor de compras e estoque. Isto porque as informações que circulam nesses setores são como pérolas preciosas e se perdidas podem vir a gerar alguns sérios prejuízos para a empresa.

Em resumo, você leu sobre a importância de fazer uma boa administração de estoque, ainda viu quais metodologias utilizadas no mercado:

• Curva ABC
• Método de custo específico
• PEPS
• UEPS
• Custo médio
• Método do Custo a Preço de Venda a Varejo

…além das ferramentas que fazem dela um processo mais eficiente.

Entretanto, preciso deixar claro que não dá para fazer uma excelente gestão de estoque sem contar com o uso da tecnologia.  É como, por exemplo, querer cortar o bolo com a mão, vai ficar tudo esfarelado.

Por tanto, ter um sistema de gestão de estoque de qualidade em sua empresa não é um luxo e sim, um investimento que dará resultados gratificantes a médio e longo prazo.

Webinar Gestão de Estoque para o Varejo

Por fim,, muito obrigada a você que chegou até aqui! Por isso, em  sinal de gratidão daremos um presente que a equipe da Casa Magalhães preparou com carinho para os nossos leitores: o Webinar de Gestão de Estoque, com o especialista de mercado Felipe Pucci.

Em nosso webinar você terá acesso aos seguintes temas:

1. O que é ruptura de estoque?
2. Como fazer uma boa gestão de estoque?
3. Qual a importância da gestão de estoque?
4. O que é Média móvel?
5. Qual a principal dor do varejista e como solucioná-la?
6. Quais são os erros que os pequenos varejistas cometem?
7. Principais erros cometidos pelo varejo de vizinhança.
8. O que é e como fazer a gestão de categoria?
9. Conheça o tempo médio de abastecimento!

Por fim, preencha o formulário abaixo e receba um orçamento gratuito para ajudar na automatização da sua empresa.

Até a próxima!

Quais as áreas da empresa influenciam diretamente a administração de estoques?

Quem é responsável pela gestão de estoque?

Quais são as atividades inter relacionadas com a gestão de estoques?

Qual setor faz o controle de estoque?